KIV/ZIM - Znalostní a informační management

h1. Workzone

!{width:250px}workzone-logo-1.png!

"Workzone":https://www.workzone.com/ je univerzální platforma pro řízení projektů a týmovou spolupráci, která podporuje transparentnost a efektivní sdílení informací v reálném čase. S robustními funkcemi, jako jsou notifikace, vizualizace pokroku a integrace s dalšími nástroji, poskytuje Workzone ideální prostředí pro organizaci práce a sledování pokroku v projektech.

h2. Cílová skupina

Workzone je určen především pro projektové týmy, manažery, obchodní oddělení a firmy, které potřebují efektivně řídit složité projekty a sdílet informace v rámci týmu. Nástroj je navržen tak, aby vyhovoval týmům a organizacím, které hledají způsob, jak zlepšit koordinaci, zvýšit přehlednost práce a centralizovat důležité informace.

* *Projektové týmy a manažeři* ocení přehlednost a snadný přístup k informacím o aktuálním stavu úkolů a projektů. Workzone nabízí intuitivní rozhraní, které usnadňuje plánování, přiřazování úkolů a sledování pokroku, což je klíčové pro udržení konzistentního tempa a přehlednosti v rámci složitějších projektů.

* *Obchodní oddělení* může využít Workzone k lepšímu přehledu o stavu zakázek a dokumentace, což pomáhá při přípravě a správě nabídek nebo smluv. Týmy v obchodě mohou snadno komunikovat o aktuálních potřebách nebo změnách, což zefektivňuje interní procesy a udržuje informace na jednom místě, přístupné pro všechny.

* *Firmy s více odděleními* využijí Workzone k tomu, aby jednotlivá oddělení mohla efektivně sdílet klíčové informace a udržovala jednotný přehled o všech běžících projektech. Díky tomu se zlepšuje spolupráce napříč firmou a každý tým má jistotu, že pracuje s aktuálními a konzistentními daty.

h2. Základní možnosti a funkcionality

* *Správa úkolů a projektů*

* *Sdílení dokumentů a souborů*

* *Přehled o pokroku*

* *Notifikace a připomínky*

h3. Project Dashboard (Tabule)

Projektový dashboard Workzone nabízí rychlý přehled o tom, kde se jednotlivé projekty nacházejí – ať už jde o různé oddělení, klienty, nebo společnosti. Je skvělým nástrojem pro týmové porady, protože všem poskytne stejný přehled o stavu práce. Tato souhrnná obrazovka dobře doplňuje podrobné seznamy úkolů, které pomáhají členům týmu soustředit se na to, co je potřeba udělat.

!{width:900px}workzone_dashboard.png!

h3. Sdílení souborů

Soubory lze bezpečně sdílet s celým týmem a každému členu týmu nastavit přístup pouze k relevantním informacím. Upozornění na aktualizace souborů, komentáře nebo schválení mohou být zasílána e-mailem. Soubory lze také snadno přetáhnout z plochy přímo do Workzone.

!{width:900px}workzone_soubory.png!

h3. Závislosti úkolů

Ve většině projektů existují úkoly, které nelze zahájit, dokud nejsou dokončeny jiné úkoly. Workzone umožňuje propojit závislé úkoly tak, aby se začátek jednoho úkolu automaticky vypočítal na základě koncového data jednoho nebo více předchozích úkolů. Pokud se změní datum některého z úkolů, termíny všech na něm závislých úkolů se automaticky posunou.

!{width:850px}Workzone_zavislosti.png!

h3. Komentáře

Každý dokument a úkol v projektu má vlastní prostor pro komentáře. Uživatelé mohou diskutovat o potřebných změnách, zaznamenávat poznámky ze schůzek, další kroky nebo podrobnosti z telefonních rozhovorů. Tím je zajištěno, že celý tým je informován, a všechny relevantní diskuse jsou přehledně uspořádány s časovým označením.

!{width:700px}workzone_komentare.png!

h2. Specifické nebo unikátní možnosti

# *Uživatelsky přívětivé rozhraní:* Navrženo tak, aby bylo snadno použitelné i pro týmy s minimálními technickými dovednostmi.

# *Automatická úprava termínů u závislých úkolů:* Zajišťuje, že jakmile se změní datum jednoho úkolu, všechny závislé termíny se automaticky aktualizují.

# *Časově označené komentáře:* Umožňuje organizovanou komunikaci a snadný přístup k historii diskusí u jednotlivých úkolů a dokumentů.

h2. Sdílení informací a znalostí

Workzone poskytuje týmům centralizovaný prostor pro ukládání a sdílení klíčových informací, což usnadňuje přístup ke znalostem, zlepšuje komunikaci a zvyšuje efektivitu spolupráce. Díky širokým možnostem ukládání dokumentů, sledování úkolů a zachování historie projektů mohou členové týmu rychle najít potřebné informace a vyhnout se opakovaným dotazům nebo nejasnostem.

Tento centralizovaný přístup podporuje:

* *Rychlou orientaci nových členů týmu:* Veškeré informace a dokumentace jsou dostupné na jednom místě, což zkracuje dobu potřebnou pro seznámení s projektem.

* *Uchování historie projektů:* Týmy mohou zpětně vyhledávat dokončené projekty a učit se z předchozích zkušeností.

* *Snadné sdílení know-how:* Workzone umožňuje ukládat návody, postupy a další interní know-how, které jsou kdykoliv k dispozici všem členům týmu.

h2. Příklady typické práce s Workzone

* *Vytváření seznamu úkolů pro nový projekt:* Když se spouští nový projekt, manažer nebo koordinátor projektu může snadno vytvořit seznam všech potřebných úkolů. Každý úkol je možné přiřadit konkrétním členům týmu, přidat k němu termíny a sledovat jeho stav (např. "čeká na vyřízení", "v procesu", "dokončeno").

* *Správa termínů a připomínek:* Workzone umožňuje nastavit připomínky pro důležité termíny a milníky projektu. Členové týmu dostanou upozornění, když se blíží termín splnění úkolu

* *Sdílení a úpravy dokumentů v reálném čase:* Workzone umožňuje přidávat a spravovat dokumenty tak, aby k nim měl celý tým přístup na jednom místě. Lze tak sdílet pracovní verze dokumentů a každý člen může přidávat své poznámky nebo návrhy.

* *Zobrazení celkového pokroku pomocí dashboardu:* Na hlavním dashboardu Workzone lze rychle zkontrolovat, jaký je celkový stav projektu – např. kolik úkolů je dokončeno, kolik zbývá, které jsou zpožděné. Tento přehled usnadňuje pravidelné schůzky, kde se řeší postup projektu.

h2. Integrace s dalšími nástroji

* *Slack:* Posílá notifikace o změnách a aktualizacích v projektech přímo do Slacku. Týmy tak mohou okamžitě reagovat na nové úkoly nebo termíny, aniž by opouštěly chatovací platformu.

* *Microsoft Teams:* Umožňuje komunikovat o projektech a sdílet aktualizace přímo v prostředí Microsoft Teams. Uživatelé dostávají notifikace a mohou sledovat pokrok v projektu, aniž by museli přepínat aplikace.

* *Google Drive a OneDrive:* Pro sdílení a ukládání dokumentů, tabulek, prezentací a dalších souborů, které jsou relevantní pro projekt. Uživatelé mají snadný přístup k materiálům přímo z rozhraní Workzone.

h2. Plány a Cena

Workzone nabízí několik tarifních plánů, které se liší podle potřeb týmů a dostupných funkcí:

* *Team Plan (24 USD na uživatele za měsíc):* Tento základní plán je ideální pro menší týmy, které potřebují klíčové nástroje pro správu projektů a sdílení dokumentů. Obsahuje základní funkce pro organizaci úkolů a sdílení informací v týmu, což umožňuje efektivní spolupráci i pro méně náročné projekty.

* *Professional Plan (34 USD na uživatele za měsíc):* Nejpopulárnější plán, který poskytuje rozšířené možnosti pro řízení projektů. Kromě základních funkcí zahrnuje pokročilé nástroje pro sledování pokroku, analytické reporty a přizpůsobení projektu podle potřeb týmu. Tento plán je vhodný pro týmy, které potřebují detailní přehled a hlubší analýzy.

* *Enterprise Plan (45 USD na uživatele za měsíc):* Plán zaměřený na velké týmy nebo organizace s komplexními projekty. Kromě všech funkcí z předchozích plánů nabízí ještě pokročilejší možnosti přizpůsobení a další nástroje pro rozsáhlé projekty, jako je rozšířená zákaznická podpora a možnosti integrace na míru.

!{width:750px}workzone_cenik.png!

Každý z těchto plánů zahrnuje neomezené školení, podporu zákazníků a možnosti změny řízení. Výběrem správného plánu může tým maximalizovat efektivitu a přizpůsobit Workzone svým konkrétním potřebám.

h2. Výhody a nevýhody

* *Výhody* 

** Intuitivní rozhraní (jednoduché na použití)

** snadné sdílení dokumentů

** flexibilní plány 

** zákaznická podpora

* *Nevýhody* 

** Vyšší cena v porovnání s některými alternativami pro menší týmy 

** omezená integrace ve srovnání s komplexnějšími nástroji

h2. Závěr

Workzone je efektivní nástroj pro organizaci projektů a týmovou spolupráci, poskytující přehledné rozhraní a centralizované ukládání dat, což usnadňuje sdílení znalostí a podporuje týmovou efektivitu.

h2. Zdroje

"Workzone":https://www.workzone.com/

"Workzone review":https://www.softlist.io/workzone-project-management-software/

"Video review":https://www.youtube.com/watch?v=JZ8WFTEZCgY

"Overview video":https://www.youtube.com/watch?v=VJ5mGQeLUno