KIV/ZIM - Znalostní a informační management

h1. Workzone

!{width:250px}workzone-logo-1.png!

"Workzone":https://www.workzone.com/ je univerzální platforma pro řízení projektů, která umožňuje týmům organizovat práci, sdílet informace a sledovat postup v reálném čase. Nabízí intuitivní nástroje pro rozdělování úkolů, přehledné sledování projektového postupu a snadnou správu dokumentů na jednom místě. Workzone klade důraz na transparentnost a přístupnost dat, což usnadňuje komunikaci mezi členy týmu a podporuje rychlé rozhodování.

Díky flexibilním možnostem přizpůsobení lze Workzone upravit podle konkrétních potřeb projektu či týmu, a tak je vhodný pro širokou škálu činností – od správy jednoduchých úkolů až po komplexní projekty s více etapami a účastníky. S robustními funkcemi, jako jsou notifikace, vizualizace pokroku a integrované nástroje pro spolupráci, poskytuje Workzone ideální prostředí pro efektivní organizaci práce a sledování pokroku v projektech.

h2. Cílová skupina

Workzone je určen především pro projektové týmy, manažery, obchodní oddělení a firmy, které potřebují efektivně řídit složité projekty a sdílet informace v rámci týmu. Nástroj je navržen tak, aby vyhovoval týmům a organizacím, které hledají způsob, jak zlepšit koordinaci, zvýšit přehlednost práce a centralizovat důležité informace.

* *Projektové týmy a manažeři* ocení přehlednost a snadný přístup k informacím o aktuálním stavu úkolů a projektů. Workzone nabízí intuitivní rozhraní, které usnadňuje plánování, přiřazování úkolů a sledování pokroku, což je klíčové pro udržení konzistentního tempa a přehlednosti v rámci složitějších projektů.

* *Obchodní oddělení* může využít Workzone k lepšímu přehledu o stavu zakázek a dokumentace, což pomáhá při přípravě a správě nabídek nebo smluv. Týmy v obchodě mohou snadno komunikovat o aktuálních potřebách nebo změnách, což zefektivňuje interní procesy a udržuje informace na jednom místě, přístupné pro všechny.

* *Firmy s více odděleními* využijí Workzone k tomu, aby jednotlivá oddělení mohla efektivně sdílet klíčové informace a udržovala jednotný přehled o všech běžících projektech. Díky tomu se zlepšuje spolupráce napříč firmou a každý tým má jistotu, že pracuje s aktuálními a konzistentními daty.

h2. Základní možnosti a funkcionality

* *Správa úkolů a projektů:* Workzone umožňuje rozdělit projekt do dílčích úkolů, přiřadit je členům týmu, nastavit termíny a sledovat jejich plnění.

* *Sdílení souborů a dokumentů:* Všichni členové týmu mohou snadno sdílet a ukládat dokumenty na jedno místo, což zajišťuje, že potřebné informace jsou vždy dostupné.

* *Přehled o pokroku projektů:* Díky nástrojům pro vizualizaci pokroku, jako jsou grafy a zprávy, lze rychle získat přehled o stavu jednotlivých projektů.

* *Notifikace a připomínky:* Workzone umožňuje nastavit notifikace, což pomáhá všem členům týmu sledovat důležité termíny a změny v projektu.

h3. Project Dashboard (Tabule)

Projektový dashboard Workzone nabízí rychlý přehled o tom, kde se jednotlivé projekty nacházejí – ať už jde o různé oddělení, klienty, nebo společnosti. Je skvělým nástrojem pro týmové porady, protože všem poskytne stejný přehled o stavu práce. Tato souhrnná obrazovka dobře doplňuje podrobné seznamy úkolů, které pomáhají členům týmu soustředit se na to, co je potřeba udělat.

!{width:1350px}workzone_dashboard.png!

h3. Sdílení souborů

Soubory lze bezpečně sdílet s celým týmem a každému členu týmu nastavit přístup pouze k relevantním informacím. Upozornění na aktualizace souborů, komentáře nebo schválení mohou být zasílána e-mailem. Soubory lze také snadno přetáhnout z plochy přímo do Workzone.

!{width:1000px}workzone_soubory.png!

h2. Specifické nebo unikátní možnosti

Workzone se odlišuje tím, že je navržený s ohledem na snadnou použitelnost, což umožňuje i týmům s menší technickou znalostí pracovat efektivně. Má možnost sdílení dokumentů a poznámek, což podporuje rozvoj znalostí v týmu, a poskytuje flexibilní přizpůsobení pro konkrétní projekty nebo typy úkolů.

h2. Sdílení informací a znalostí ve Workzone

Workzone poskytuje týmům centralizovaný prostor pro ukládání a sdílení klíčových informací, což usnadňuje přístup ke znalostem, zlepšuje komunikaci a zvyšuje efektivitu spolupráce. Díky širokým možnostem ukládání dokumentů, sledování úkolů a zachování historie projektů mohou členové týmu rychle najít potřebné informace a vyhnout se opakovaným dotazům nebo nejasnostem.

Tento centralizovaný přístup podporuje:

* *Rychlou orientaci nových členů týmu:* Veškeré informace a dokumentace jsou dostupné na jednom místě, což zkracuje dobu potřebnou pro seznámení s projektem.

* *Uchování historie projektů:* Týmy mohou zpětně vyhledávat dokončené projekty a učit se z předchozích zkušeností.

* *Snadné sdílení know-how:* Workzone umožňuje ukládat návody, postupy a další interní know-how, které jsou kdykoliv k dispozici všem členům týmu.

h2. Příklady typické práce s Workzone

* *Vytváření seznamu úkolů pro nový projekt:* Když se spouští nový projekt, manažer nebo koordinátor projektu může snadno vytvořit seznam všech potřebných úkolů. Každý úkol je možné přiřadit konkrétním členům týmu, přidat k němu termíny a sledovat jeho stav (např. "čeká na vyřízení", "v procesu", "dokončeno").

* *Správa termínů a připomínek:* Workzone umožňuje nastavit připomínky pro důležité termíny a milníky projektu. Členové týmu dostanou upozornění, když se blíží termín splnění úkolu

* *Sdílení a úpravy dokumentů v reálném čase:* Workzone umožňuje přidávat a spravovat dokumenty tak, aby k nim měl celý tým přístup na jednom místě. Lze tak sdílet pracovní verze dokumentů a každý člen může přidávat své poznámky nebo návrhy.

* *Zobrazení celkového pokroku pomocí dashboardu:* Na hlavním dashboardu Workzone lze rychle zkontrolovat, jaký je celkový stav projektu – např. kolik úkolů je dokončeno, kolik zbývá, které jsou zpožděné. Tento přehled usnadňuje pravidelné schůzky, kde se řeší postup projektu.

h2. Integrace s dalšími nástroji

* *Slack:* Posílá notifikace o změnách a aktualizacích v projektech přímo do Slacku. Týmy tak mohou okamžitě reagovat na nové úkoly nebo termíny, aniž by opouštěly chatovací platformu.

* *Microsoft Teams:* Umožňuje komunikovat o projektech a sdílet aktualizace přímo v prostředí Microsoft Teams. Uživatelé dostávají notifikace a mohou sledovat pokrok v projektu, aniž by museli přepínat aplikace.

* *Google Drive a OneDrive:* Pro sdílení a ukládání dokumentů, tabulek, prezentací a dalších souborů, které jsou relevantní pro projekt. Uživatelé mají snadný přístup k materiálům přímo z rozhraní Workzone.

h2. Plány a Cena

Workzone nabízí několik tarifních plánů, které se liší podle potřeb týmů a dostupných funkcí:

* *Team Plan (24 USD na uživatele za měsíc):* Tento základní plán je ideální pro menší týmy, které potřebují klíčové nástroje pro správu projektů a sdílení dokumentů. Obsahuje základní funkce pro organizaci úkolů a sdílení informací v týmu, což umožňuje efektivní spolupráci i pro méně náročné projekty.

* *Professional Plan (34 USD na uživatele za měsíc):* Nejpopulárnější plán, který poskytuje rozšířené možnosti pro řízení projektů. Kromě základních funkcí zahrnuje pokročilé nástroje pro sledování pokroku, analytické reporty a přizpůsobení projektu podle potřeb týmu. Tento plán je vhodný pro týmy, které potřebují detailní přehled a hlubší analýzy.

* *Enterprise Plan (45 USD na uživatele za měsíc):* Plán zaměřený na velké týmy nebo organizace s komplexními projekty. Kromě všech funkcí z předchozích plánů nabízí ještě pokročilejší možnosti přizpůsobení a další nástroje pro rozsáhlé projekty, jako je rozšířená zákaznická podpora a možnosti integrace na míru.

!{width:750px}workzone_cenik.png!

Každý z těchto plánů zahrnuje neomezené školení, podporu zákazníků a možnosti změny řízení. Výběrem správného plánu může tým maximalizovat efektivitu a přizpůsobit Workzone svým konkrétním potřebám.

h2. Výhody a nevýhody

* *Výhody:* Intuitivní rozhraní (jednoduché na použití), snadné sdílení dokumentů, flexibilní plány, zákaznická podpora.

* *Nevýhody:* Vyšší cena v porovnání s některými alternativami pro menší týmy, omezená integrace ve srovnání s komplexnějšími nástroji.

h2. Závěr

Workzone poskytuje týmu možnost strukturovaně sdílet znalosti a spravovat projekty, což podporuje efektivní organizaci a týmovou spolupráci. Tento nástroj umožňuje přehledně sledovat průběh projektů, ukládat důležité informace na jednom místě a sdílet je mezi členy týmu, čímž usnadňuje plynulou výměnu znalostí.

h2. Zdroje

"Workzone":https://www.workzone.com/

"Workzone review":https://www.softlist.io/workzone-project-management-software/

"video review":https://www.youtube.com/watch?v=JZ8WFTEZCgY