KIV/ZIM - Znalostní a informační management

h1. Workzone

!{width:250px}workzone-logo-1.png!

"Workzone":https://www.workzone.com/ je univerzální platforma pro řízení projektů, která umožňuje týmům organizovat práci, sdílet informace a sledovat postup v reálném čase. Nabízí intuitivní nástroje pro rozdělování úkolů, přehledné sledování projektového postupu a snadnou správu dokumentů na jednom místě. Workzone klade důraz na transparentnost a přístupnost dat, což usnadňuje komunikaci mezi členy týmu a podporuje rychlé rozhodování.

Díky flexibilním možnostem přizpůsobení lze Workzone upravit podle konkrétních potřeb projektu či týmu, a tak je vhodný pro širokou škálu činností – od správy jednoduchých úkolů až po komplexní projekty s více etapami a účastníky. S robustními funkcemi, jako jsou notifikace, vizualizace pokroku a integrované nástroje pro spolupráci, poskytuje Workzone ideální prostředí pro efektivní organizaci práce a sledování pokroku v projektech.

h2. Cílová skupina

Workzone je určen především pro projektové týmy, manažery, obchodní oddělení a firmy, které potřebují efektivně řídit složité projekty a sdílet informace v rámci týmu. Nástroj je navržen tak, aby vyhovoval týmům a organizacím, které hledají způsob, jak zlepšit koordinaci, zvýšit přehlednost práce a centralizovat důležité informace.

* *Projektové týmy a manažeři* ocení přehlednost a snadný přístup k informacím o aktuálním stavu úkolů a projektů. Workzone nabízí intuitivní rozhraní, které usnadňuje plánování, přiřazování úkolů a sledování pokroku, což je klíčové pro udržení konzistentního tempa a přehlednosti v rámci složitějších projektů.

* *Obchodní oddělení* může využít Workzone k lepšímu přehledu o stavu zakázek a dokumentace, což pomáhá při přípravě a správě nabídek nebo smluv. Týmy v obchodě mohou snadno komunikovat o aktuálních potřebách nebo změnách, což zefektivňuje interní procesy a udržuje informace na jednom místě, přístupné pro všechny.

* *Firmy s více odděleními* využijí Workzone k tomu, aby jednotlivá oddělení mohla efektivně sdílet klíčové informace a udržovala jednotný přehled o všech běžících projektech. Díky tomu se zlepšuje spolupráce napříč firmou a každý tým má jistotu, že pracuje s aktuálními a konzistentními daty.

h2. Základní možnosti a funkcionality

* *Správa úkolů a projektů:* Workzone umožňuje rozdělit projekt do dílčích úkolů, přiřadit je členům týmu, nastavit termíny a sledovat jejich plnění.

* *Sdílení souborů a dokumentů:* Všichni členové týmu mohou snadno sdílet a ukládat dokumenty na jedno místo, což zajišťuje, že potřebné informace jsou vždy dostupné.

* *Přehled o pokroku projektů:* Díky nástrojům pro vizualizaci pokroku, jako jsou grafy a zprávy, lze rychle získat přehled o stavu jednotlivých projektů.

* *Notifikace a připomínky:* Workzone umožňuje nastavit notifikace, což pomáhá všem členům týmu sledovat důležité termíny a změny v projektu.

h3. Project Dashboard (Tabule)

Projektový dashboard Workzone nabízí rychlý přehled o tom, kde se jednotlivé projekty nacházejí – ať už jde o různé oddělení, klienty, nebo společnosti. Je skvělým nástrojem pro týmové porady, protože všem poskytne stejný přehled o stavu práce. Tato souhrnná obrazovka dobře doplňuje podrobné seznamy úkolů, které pomáhají členům týmu soustředit se na to, co je potřeba udělat.

!{width:1350px}workzone_dashboard.png!

h2. Specifické nebo unikátní možnosti

Workzone se odlišuje tím, že je navržený s ohledem na snadnou použitelnost, což umožňuje i týmům s menší technickou znalostí pracovat efektivně. Má možnost sdílení dokumentů a poznámek, což podporuje rozvoj znalostí v týmu, a poskytuje flexibilní přizpůsobení pro konkrétní projekty nebo typy úkolů.

h2. Sdílení informací a znalostí ve Workzone

Workzone poskytuje týmům centralizovaný prostor pro ukládání a sdílení klíčových informací, což usnadňuje přístup ke znalostem, zlepšuje komunikaci a zvyšuje efektivitu spolupráce. Díky širokým možnostem ukládání dokumentů, sledování úkolů a zachování historie projektů mohou členové týmu rychle najít potřebné informace a vyhnout se opakovaným dotazům nebo nejasnostem.

Tento centralizovaný přístup podporuje:

* *Rychlou orientaci nových členů týmu:* Veškeré informace a dokumentace jsou dostupné na jednom místě, což zkracuje dobu potřebnou pro seznámení s projektem.

* *Uchování historie projektů:* Týmy mohou zpětně vyhledávat dokončené projekty a učit se z předchozích zkušeností.

* *Snadné sdílení know-how:* Workzone umožňuje ukládat návody, postupy a další interní know-how, které jsou kdykoliv k dispozici všem členům týmu.

h2. Příklady typické práce s Workzone

* *Vytváření seznamu úkolů pro nový projekt:* Když se spouští nový projekt, manažer nebo koordinátor projektu může snadno vytvořit seznam všech potřebných úkolů. Každý úkol je možné přiřadit konkrétním členům týmu, přidat k němu termíny a sledovat jeho stav (např. "čeká na vyřízení", "v procesu", "dokončeno").

* *Správa termínů a připomínek:* Workzone umožňuje nastavit připomínky pro důležité termíny a milníky projektu. Členové týmu dostanou upozornění, když se blíží termín splnění úkolu

* *Sdílení a úpravy dokumentů v reálném čase:* Workzone umožňuje přidávat a spravovat dokumenty tak, aby k nim měl celý tým přístup na jednom místě. Lze tak sdílet pracovní verze dokumentů a každý člen může přidávat své poznámky nebo návrhy.

* *Zobrazení celkového pokroku pomocí dashboardu:* Na hlavním dashboardu Workzone lze rychle zkontrolovat, jaký je celkový stav projektu – např. kolik úkolů je dokončeno, kolik zbývá, které jsou zpožděné. Tento přehled usnadňuje pravidelné schůzky, kde se řeší postup projektu.

h2. Integrace s dalšími nástroji

* *Slack:* Posílá notifikace o změnách a aktualizacích v projektech přímo do Slacku. Týmy tak mohou okamžitě reagovat na nové úkoly nebo termíny, aniž by opouštěly chatovací platformu.

* *Microsoft Teams:* Umožňuje komunikovat o projektech a sdílet aktualizace přímo v prostředí Microsoft Teams. Uživatelé dostávají notifikace a mohou sledovat pokrok v projektu, aniž by museli přepínat aplikace.

* *Google Drive a OneDrive:* Pro sdílení a ukládání dokumentů, tabulek, prezentací a dalších souborů, které jsou relevantní pro projekt. Uživatelé mají snadný přístup k materiálům přímo z rozhraní Workzone.

h2. Plány a Cena

Workzone nabízí několik tarifních plánů, které se liší podle velikosti týmu a funkcionalit, které jsou potřeba. Obvykle poskytuje základní funkce správy projektů a sdílení dokumentů již v nižším tarifu, ale pro pokročilejší funkce (např. pokročilá analýza a reporty, rozšířené možnosti přizpůsobení) je třeba zvolit vyšší plán. Ceny začínají od 24 USD na uživatele za měsíc pro základní plán (vhodné pro menší skupiny), ale mohou se lišit podle požadavků konkrétního týmu či firmy. Každý platební plán následně zahrnuje neomezené školení, zákaznickou podporu a případnou změnu řízení.

!{width:750px}workzone_cenik.png!

h2. Výhody a nevýhody

* *Výhody:* Intuitivní rozhraní (jednoduché na použití), snadné sdílení dokumentů, flexibilní plány, zákaznická podpora.

* *Nevýhody:* Vyšší cena v porovnání s některými alternativami pro menší týmy, omezená integrace ve srovnání s komplexnějšími nástroji.

h2. Závěr

Workzone poskytuje týmu možnost strukturovaně sdílet znalosti a spravovat projekty, což podporuje efektivní organizaci a týmovou spolupráci. Tento nástroj umožňuje přehledně sledovat průběh projektů, ukládat důležité informace na jednom místě a sdílet je mezi členy týmu, čímž usnadňuje plynulou výměnu znalostí.

h2. Zdroje

"Workzone":https://www.workzone.com/

"Workzone review":https://www.softlist.io/workzone-project-management-software/

"video review":https://www.youtube.com/watch?v=JZ8WFTEZCgY