KIV/ZIM - Znalostní a informační management

h1. Trello

"Trello":https://en.wikipedia.org/wiki/Trello je nástroj vyvinutý v roce 2011 firmou "Fog Creek Software":https://en.wikipedia.org/wiki/Fog_Creek_Software. V roce 2017 bylo "Trello":https://en.wikipedia.org/wiki/Trello prodáno společnosti "Atlassian":https://en.wikipedia.org/wiki/Atlassian za 425 milionu dolarů. Nástroj je používaný zejména pro projekt management a je možné ho používat zdarma nebo za $5 měsíčně využívat "Trello Gold":https://trello.com/gold .

Používá paradigma, známé jako "Kanban":https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban. Projekty jsou zastoupeny nástěnkami, které obsahují seznamy úkolů. Úkoly lze v rámci sloupců posouvat pomocí drag-and-drop. Tento posun úkolů zrcadlí tok od nápadu k realizaci. K úkolům mohou být přiřazováni uživatelé, časové termíny a soubory.

h2. Cílová skupina

"Trello":https://en.wikipedia.org/wiki/Trello původně cílilo na technicky založené uživatele, převážně z oboru vývoje softwaru. Z důvodu snadného používání však přerostlo původní cílovou skupinu a je nyní používáno mnohem více skupinami uživatelů.

h2. Funkcionalita

Tento nástroj je vhodný pro správu malých softwarových projektů kdy jedna kartička reprezentuje jeden úkol, postupně lze kartičky předávat do dalších sloupců, podle toho co je s daným úkolem potřeba provést.

Jednotlivé nástěnky, jejichž počet není omezen, reprezentují projekty. Každé nástěnce jsou přiřazeny sloupce, ale také členové a volitelné rozšíření. Sloupec v "Trellu":https://en.wikipedia.org/wiki/Trello slouží jako kontejner pro kartičky. Sloupce je možné na nástěnce přesouvat, nelze je však dát pod sebe. Každý sloupec na nástěnce může reprezentovat jeden stav při řešení úkolu. Každá kartička má vlastnosti do kdy má být hotová a komu je přiřazená. Je k ní možné přidat také komentáře, zaškrtávací seznamy, obrázky a barevné tagy. Zachycuje tedy informaci co, kdy a kým má být uděláno a sloupec reprezentuje stav dané kartičky. V kartičkách je možné vyhledávat, řazení a je na nich možné nastavit upozornění. Karta si uchovává svoji historii, a tak je možné dohledat informace o jejím vývoji. Karty je možné vytvořit také pomocí emailu. Stačí otevřít nastavení nástěnky a poté rozkliknout Nastavení emailu nástěnky, zkopírovat adresu a zaslat na danou adresu email (viz níže). Do nově vytvořené karty se nastaví titulek z předmětu emailu a jako popis se nastaví tělo emailu a připojí se přílohy. 

!{width:200px}email_1.jpg!

V každé kartičce je možné přidávat komentáře. Tyto komentáře mohou obsahovat přílohy, odkazy na jiné kartičky nebo dokonce na celé nástěnky. Lze zde také zmínit člena týmu, kterému automaticky přijde upozornění emailem. 

!{width:400px}comments_2.jpg!

Každý člen může mít pro nástěnku roli Správce nebo Uživatel. Správce může oproti běžnému uživateli měnit nastavení nástěnky, spravovat její členy, měnit oprávnění a přidávat rozšíření. Správce může pozvat uživatele pomocí vygenerovaného odkazu, pomocí kterého uživatel získá přístup.

h2. Platforma

Nástroj je možné spustit ve webovém prohlížeči nebo pomocí mobilní aplikace dostupné pro Android a iOS, které jsou dostupné zdarma a nabízejí možnost synchronizace mezi zařízeními.

h2. Použití

Nejčastěji je "Trello":https://en.wikipedia.org/wiki/Trello použito jako nástroj pro správu projektů. Na začátku je typicky je založena nástěnka a vytvoří se potřebné sloupce. Do sloupců se přiřadí kartičky reprezentující potřebnou entitu, nejčastěji úkol. Může to být, ale také například nalezený "bug":https://en.wikipedia.org/wiki/Bug v aplikaci či návrh na zlepšení. Je ho možné používat také jako nástroj pro osobní management úkolů, jak pracovních, studijních, tak soukromých. Z hlediska sdílení informací a znalostí lze nástroj využít k uchování informací o úkolech ve formě komentářů a příloh. Tyto přílohy však nelze verzovat bez pomoci rozšíření pro GitHub nebo OneNote. Rozšíření pro Google Drive bohužel není k dispozici.

h3. Případ užití 1

Project manažer vytvoří v "Trellu":https://en.wikipedia.org/wiki/Trello nástěnku, ve které vytvoří sloupce nesoucí informaci o stavu přiřazené kartičky. Dále jsou pozváni členové týmu a vytvořeny kartičky nesoucí informace o daném úkolu. Každá kartička je nejprve přiřazena do levého sloupce Požadavek a posunuje se směrem doprava. Na každě kartičce může být přiřazeno libovolné množství uživatelů. Cílem je dostat všechny kartičky do sloupce Doručeno včas. Tímto postupem se všechny kartičky dostanou do pravého sloupce. Aby se nehromadily je potřeba staré karty archivovat.

!{width:700px}example_3.jpg!

Při nejasném popisku úkolu přiřazený uživatel přidá komentář nebo přílohu v kartičce s úkolem pro upřesnění zadání. Tyto komentáře a přílohy jsou pak viditelné všemi členy týmu. Přílohy lze přidat z různých zdrojů (viz níže). Pokud uživatel úkol dokončí, přesune ho do dalšího sloupce.

!{width:200px}attachment_4.jpg!

Členové mají k dispozici kalendář, kde vidí kartičky, které je možno interaktivně přesouvat a měnit tak datum, kdy má být úkol splněn.

!{width:700px}calendar_5.jpg!

h3. Případ užití 2

Manažer stejně, jako v předchozím případě vytvoří sloupce a požadavky, ale místo stavu požadavků definuje jednotlivé sloupce jako "Sprinty":https://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_Sprint dle metody "Scrum":https://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_(software_development) pro agilní vývoj. Dále vytvoří kartičky reprezentující požadavky a poté přizve zákazníka, aby se dohodli na rozdělení požadavků do "Sprintů":https://en.wikipedia.org/wiki/Scrum_Sprint . Sloupec Testing reprezentuje akceptační testování a pokud se karta dostane do sloupce Done je požadavek hotov a přijat zákazníkem.

!{width:700px}example_6.jpg!

V případě, že je manažer v pohybu, může využít přehlednou mobilní aplikaci.

!{width:200px}android_4.jpg!

h3. Případ užití 3

Uživatel využije "Trello":https://en.wikipedia.org/wiki/Trello jako nástroj pro management svých soukromých úkolů. Sloupce představují kategorie, kam jednotlivé úkoly patří. Výhodou je, že jakmile dokončí studium, může smazat nepotřebný sloupec nebo nový sloupec přidat, pokud by potřeboval další kategorii. 

!{width:700px}example_4.jpg!

h2. Integrace

"Trello":https://en.wikipedia.org/wiki/Trello je možné propojit s jinou aplikací pomocí webového "REST api":https://en.wikipedia.org/wiki/Representational_state_transfer , a tak díky jeho otevřenosti vzniklo mnoho rozšíření, jako:

* Integrace Emailu slouží k posílání notifikací a vytváření karet.

* "Slack":https://en.wikipedia.org/wiki/Slack_(software) pro posílání notifikací o změnách na nástěnce.

* "OneDrive":https://en.wikipedia.org/wiki/OneDrive pro připojení přílohy z úložiště ke kartě.

* "GitHub":https://en.wikipedia.org/wiki/GitHub rozšíření umožní přidat ke kartě informace o repositářích, větvích a "commitech":https://en.wikipedia.org/wiki/Commit_(version_control) .

h2. Zdroje

https://cs.wikipedia.org/wiki/Trello

http://www.mitvsehotovo.cz/2016/10/trello-a-gtd-povedena-dvojice-pro-spravu-casu/

https://lifehacker.com/how-to-use-trello-to-organize-your-entire-life-1683821040

https://project-management.com/trello-software-review/

----

h2. Komentáře

[P.Brada] Extrémně stručný text, zejména chybí cokoli o sdílené práci na projektu a tedy náznaku možností přenosu nějakých informací/znalostí; část “cílová skupina” popisuje funkčnost nástroje (nikoli cílovou skupinu) .

[P.Brada] Ohledně přenosu informací/znalostí stále téměř nic, a škoda že odkazy vedou na wikipedii nikoli do dokumentace Trello (např. ohledně intergrace); celková struktura a popisy funkcionality vč případů použití dobré.