KIV/ZIM - Znalostní a informační management

h1. OneNote

h2. Úvod

Microsoft OneNote je software pro sdílení informací a více-uživatelskou spolupráci. Umožňuje psát poznámky (ručně i na klávesnici), kreslit, přikládat i nahrávat audio a video soubory a umožňuje i výřezy obrazovky (webové stránky lze "vyfotit" pomocí oficiálního addonu OneNote clipper). Sdílení mezi uživateli není podmíněné instalací samotného OneNote, existuje totiž webová verze, která je dostupná pomocí internetového prohlížeče (pozvánka lze zaslat pomocí e-mailu). 

Software je poskytován jako freeware a to pro celé spektrum zařízení a operačních systémů (MS Windows, OS X, Android, iOS, Symbian, Windows Mobile, Windows Phone). Historie OneNote se píše od vydání MS Office 2003, tehdy byl součástí placeného kancelářského balíku. To trvalo až do roku 2013, od kdy je k dispozici zdarma.

h2. OneNote vs. Konkurence

Největším konkurenčním programem pro psaní poznámek je aplikace Evernote. Obecně lze říct, že Evernote je určen spíše pro poznámky na mobilních telefonech a je lepším řešením pro rychlé poznámky (je zde i možnost upomínek) a pro uspořádání poznámek z webových stránek. OneNote lépe poslouží pro komplexnější poznámky a pro vytváření deníků. 

OneNote lze i použít jako "nákupní seznam", tuto funkci umí i Evernote, ale z mé zkušenosti obě aplikace v tomto směru překonává Google Keep. 

h2. Funkce

Psaní poznámek

* Pokud jste připojeni k Internetu, dochází k synchronizaci zapsaných poznámek (při výpadku proudu jsou data stále na serverech Microsoftu)

* Pro psaní rukou lze využít dotykových obrazovek a digitálních per

* Poznámky lze třídit do bloků, které lze dále rozdělit po jednotlivých oddílech, oddíly se poté dělí na jednotlivé stránky

* Vyhledávání je umožněno napříč všemi poznámkami i s vyhledáváním jen v určitém oddílu

* Vyhledávání funguje i na ručně psaný text, takový text lze převést na text psaný pomocí klávesnice

* Převod ručně psaného textu funguje i na matematické zápisy

* Zaškrtávací seznamy

Sdílení

* Bloky lze sdílet pomocí emailu

* Pokud jste připojeni k rychlé síti, dochází k téměř real-time synchronizaci textu mezi uživateli

* K dispozici je na mnoha zařízeních

* K poznámkám se mohou připnout různé soubory (.pdf, .doc, …)

* Uživatelům lze přiřadit různá práva (čtení/zápis)

* Jednotlivé bloky lze zaheslovat

Propojení s dalším softwarem

* Samozřejmostí je podpora produktů MS Office

** Lze zobrazovat data z tabulek v Excelu, grafy a podobně

** Bloky lze exportovat do .doc, nebo .pdf

* OneNote je napojený na další aplikace, které umožnují

** Vyfotit webovou stránku

** Vyfotit dokument

** Poslat do OneNote email (typicky fakturu, kterou chcete mít uchovanou a zařazenou)

** Vytváření obsahu pro WordPress

** Ukládání zajímavých novinek z aplikace Feedly

** A další

Historie

* Lze zobrazit poslední úpravy, najít články podle autora

* Verzování stránek

* "Odpadkový koš" - 60 dnů se uchovávají smazané stránky

h2. Nevýhody

* Úprava textu není dovedená do takové formy jako u MS Word (verze OneNote 2013)

** Občas se snaží OneNote něco sám zarovnat, či upravit a neumožní změnu takové vlastní úpravy

* Lze sdílet jen celé bloky, nelze nasdílet jen jednotlivé oddíly, či listy

h2. Použití OneNote jako nástroje pro sdílení informací

Primární funkcí OneNote je sdílení poznámek - ideální pro školní potřeby. Osobně OneNote používám od střední školy, každý ročník si vytvořím nový blok a jednotlivé oddíly obsahují různé předměty. Zkušenost se sdílením mám pozitivní. Hlavním důvodem nejspíše bude, že na střední škole a v současné době na univerzitě, používám OneNote ve skupině do 5 lidí. Pokud se někdo nemůže dostavit na přednášku, může její výtah nelézt ve OneNote. Pokud máme různé cvičící, lze ve OneNote vyhledat cenné informace navíc (jiné podání cvičícího, každý z nás zaslechne něco jiného) a tak vznikají komplexnější poznámky. Domnívám se, že ve větším počtu lidí by se obsah těžce udržoval a docházelo by k nepřehlednému uspořádání textu. 

OneNote má rozhodně uplatnění i v pracovní sféře. Znám pár administrátorů sítí, kteří si vedou poznámky právě ve OneNote. Není pro ně potom problém, někomu kdo potřebuje data, nějaký blok nasdílet (například jen pro čtení, aby nedošlo ke smazání důležitých dat). 

Pokud si podnik vede záznamy z porad, lze využít verzi pro tablety a psát zápisy ručně (pro některé zapisovatele/telky to může být rychlejší), s možností pozdějšího převedení rukopisu na text. 

Sdílení různých dokumentů napříč skupinou může být uskutečněné právě pomocí OneNote. Soubory lze do listů buď připnout, nebo vypsat jejich obsah. Lze tak sdílet např. faktury, technické výkresy, manuály (důležité věci je možné zvýraznit), podklady k přednáškám, zdrojové kódy atd. 

OneNote může obsahovat mnoho dat (poznámky ze SŠ, VŠ, z práce, poznámky "How to") a tak zpětně něco najít může být komplikované. Na to OneNote myslí použitím tagů (přednastavené i uživatelem vytvořené), datem vytvoření listu a fulltextového vyhledávání.

h2. Příklady prostředí a činností kde lze OneNote využít pro sdílení informací

* Škola (poznámky, úkoly)

* Kolegové v práci (postupy - firemní "wiki", dokumenty, faktury, záznamy z jednání - v textové, audio i video podobě)

* Rodina a přátelé (nákupní seznam, plánování výletu, výstřižky z webů)

* Týmová spolupráce (průběh projektu)

h2. Závěr

OneNote používám několik let pro osobní poznámky i jako nástroj pro sdílení informací, spolu s aplikací Dropbox. Aplikace mi vyhovuje a plní má očekávání. 

h2. Odkazy

https://blogs.office.com/onenote/

https://www.onenote.com/

----

----

h2. Komentáře

P.Brada

* chybí ukázky

* základní popis až moc stručný, i když chápu potřebu "neutopit se v detailech"

* zamyšlení nad použitím jako IM/KM nástroj velmi dobré