KIV/ZIM - Znalostní a informační management

h1. Nuclino

!logo.png!

h2. Základní info

"Nuclino":https://www.nuclino.com/ je nástroj vyvíjený německou firmou Nuclino GmbH. Svými tvůrci je popisovaný jako "kolektivní mozek" – jedná se o nástroj využitelný zejména pro knowledge management, tvorbu firemních wiki, sdílení a spolupráci na dokumentech a také pro project management.

Nástroj je dostupný pro tyto platformy:

* Mobilní telefony

** iOs

** Android

* Desktop verze

** Windows

** MacOS

** Linux

h2. Cílová skupina

Nástroj sází především na intuitivní, flexibilní a snadno přizpůsobitelné ovládání s rychlou odezvou. Tomu odpovídá i jednoduchý a přehledný design. Zároveň tak ale chybí některé pokročilejší funkce, které jsou dostupné u jiných podobných nástrojů. Nuclino je tak určené především pro menší projekty, kde je důležitá snadná dostupnost, flexibilita a přívětivost ovládání pro uživatele, kteří nemusí být nutně příliš technicky zdatní a upřednostňují přehlednost, jednoduchost a komfort před komplexními nástroji s vyčerpávajícím výčtem funkcí.

h2. Základní funkce

Znalosti jsou v Nuclinu uchovávány ve formě položek ("items"). Položka je dokument, ve kterém je možné dělat poznámky, přiřazovat úkoly či vkládat text, obrázky, tabulky, soubory, diagramy apod. Na tvorbě tohoto dokumentu se mohou společně podílet všichni uživatelé, kteří k tomu mají udělená práva v reálném čase.

Kolekce jsou skupiny, do kterých je možné sdružovat podobné či související položky a přiřazovat je tak do různých kategorií. Pracovní plocha tedy obsahuje položky, které jsou uspořádány v kolekcích. Uvnitř kolekcí lze také vytvářet vnořené subkolekce a vytvářet tak mnohostupňové datové struktury.

Dodatečné informace lze k položky přidávat pomocí přiřazených polí ("Fields"). Lze tak přiřadit prioritu úkolu, lhůtu pro jeho splnění, status apod.

Jednotlivé položky lze také propojovat pomocí interních odkazů (fungují podobně jako hypertextové odkazy. Pro vytvoření takového odkazu stačí pouze před názvem položky uvést znak "@".

Všechny změny a jejich historie jsou archivovány a lze tak obnovit jejich dřívější stav dat. 

Pro různé oblasti uchovávaných informací, firemní oddělení či projekty a jejich organizaci je možné vytvářet jednotlivé pracovní plochy ("workspaces").

Každá pracovní plocha má nastavené: 

* Soukromí – pracovní plocha může být:

** Veřejná 

** Soukromá (dostupná jen vybraným členům týmu)

* Přístup – pro každou pracovní plochu mohou být jednotlivým uživatelům nastaveny tyto 3 úrovně přístupu: 

** Plný přístup (Uživatel může vše číst a editovat a také zvát nové členy)

** Comment-only: Uživatel může jen komentovat

** Read-only: Uživatel může jen číst příspěvky

Pro snadné přiřazení projektů, přístupových práv a notifikaci lze uživatele rozřadit do skupin.

Uživatele lze také zmínit a poslat mu tak notifikaci uvedením "@" před jeho jménem.

* Pohledy – umožňují nahlížet a organizovat data z odlišných perspektiv

# Seznam ("List")

*** Hierarchické zobrazení.

*** Umožňuje snadné přetahování a řazení položek a kolekcí.

*** Lze zde vytvářet subkolekce.

*** Možnost využití: organizace znalostní báze. 

!{width:700px}nuclino-list.png!

# Nástěnka ("Board")

*** Vhodné pro vizuální organizaci dat.

*** Možné využití: rozřazování položek do kategorií podle kolekcí či project management (organizování pracovních postupů či plánů a sledování jejich plnění).

!{width:700px}nuclino-board.png!

# Tabulka ("Table")

*** Efektivní pro zpracovávání velkého množství podobných dat. 

*** Možné využití: Snadné filtrování a řazení položek, např. poznámek z jednání.

!{width:700px}nuclino-table.png!

# Graf ("Graph")

*** Přehledný vizuální náhled všech kolekcí a položek a vztahů mezi nimi.

*** Možné využití: vytváření myšlenkových map či brainstorming.

!{width:700px}nuclino-graph.png!

# Nedávné ("Recent")

*** Seznam nejnověji vytvořených či upravených položek.

# Aktivní ("Active") 

*** Přehled položek, se kterými právě pracují ostatní členové týmu.

h2. Specifické či unikátní možnosti

h3. Kombinace pohledů

Specifickým pro tento nástroj je využití kombinace jednotlivých pohledů, které umožnuje zkoumat data z různých perspektiv pro různé způsoby použití bez nutnosti přepínat mezi nástroji či složitého nastavování. V době vzniku Nuclina byl také specifický pohled Graf, který slouží jako kompletní vizuální přehled všech uchovávaných dat v přehledné podobě (viz. výše).

h3. Šablony

Pro urychlení práce jsou v Nuclinu pro uživatele dostupné šablony, které může vytvořit pro snadné využití položek nebo rovnou celých pracovních ploch. Lze použít např. šablonu pro tvorbu dokumentů, projektové plánování nebo i na vytvoření celé firemní wiki.

h3. Sidekick chatbot

Nuclino má také zabudovaného chatbota "Sidekick", který může uživateli usnadnit práci psaním textů nových, úpravou/opravou nebo sumarizací stávajících, dohledáváním informací či generováním obrázků. Plná verze tohoto nástroje je dostupná jen v nejdražší "Business" verzi Nuclina. Sidekick se domluví v různých jazycích včetně češtiny.

h2. Informace a znalosti, které se v nástroji dají dobře zachytit a sdílet

V nástroji se dají dobře zachytit a sdílet znalosti nutné pro vedení znalostní báze. Tedy znalosti ve formě textů, seznamů, dokumentů, mediálních souborů, diagramů a dalších vizuálních prvků.

h2. Příklady práce s nástrojem

S nástrojem se dá pracovat mnoha způsoby. Toto jsou některé z nich:

h3. Sdílení znalostí (wiki)

* Nuclino umožňuje snadné vytvoření wiki. Pro rychlé vytvoření je rovněž možné použít šablonu.

* Do každé položky wiki stránky je možné vložit nekonečné plátno ("Canvas"), do kterého mohou být různými přispěvateli přidávány vizuální prvky (poznámky, obrázky, tvary, diagramy či myšlenkové mapy) a vzájemně propojovány.

* Všechny změny probíhají v reálném čase a jsou synchronizovány. Plátno tak lze využít např. při online schůzkách pro společný vizuální brainstorming.

!{width:600px}wiki.png! !{width:600px}canvas.png!

h3. Projektové řízení

* Lze využít nástěnku (pohled "Board") – kolekce úkolů jsou zde představovány kartami typu "To do", "Doing", "Done" apod. Takto přiřadit úkoly na projektu členům a sledovat jejich plnění. 

* Každá karta na nástěnce je dokumentem, kam mohou být přidávány seznamy úkolů ("task lists"), data jejich plnění, soubory, média a odkazy na jiné dokumenty atd. 

* Je-li k úkolu přiřazena lhůta pro jeho splnění, je přiřazenému pracovníkovi s předstihem posláno automatické upozornění na blížící se deadline.

* Každé položce i jejím prvkům mohou být přiřazeny komentáře a na ty pak mohou ostatní dále reagovat.

* Ke každé události, která se týká uživatele, jsou mu automaticky zasílány notifikace.

* "Obrázek":https://students.kiv.zcu.cz:3443/attachments/download/3107/nuclino-board.png viz pohled "Nástěnka" výše.

h3. Sdílení dokumentů

* Dokumenty jsou propojeny pomocí odkazů. Způsob jejich využití tak připomíná prohlížení webových stránek.

* Samozřejmostí je vyhledávání a filtrování dokumentů. 

* Dokumenty mohou být duplikovány ze šablon předpřipravených či vlastních.

* Každá změna dokumentu je zaznamenána automaticky v reálném čase a uchovávána v archivu. Není tak potřeba ukládat manuálně každou změnu.

* Dokumenty mohou být také sdíleny s externími uživateli v read-only módu vytvořením a sdílením odkazu na položku.

h2. Propojení s dalšími nástroji

Nástroj Nuclino je možné propojit s řadou jiných běžně využívaných nástrojů. Patří sem například: 

* MS 365 

* OneDrive

* Microsoft Teams

* Github Gist

* Google Calendar, Google Docs

* Dropbox

* Discord

* Slack

* YouTube

* Loom

* Canva

Na homepage Nuclina je k dispozici kompletní "seznam propojených aplikací":https://www.nuclino.com/apps .

h2. Dostupné plány a jejich cena

V říjnu 2024 jsou k dispozici tyto plány: 

# Free

** Maximálně 50 položek

** Maximálně 3 plátna

** Celkové místo 2GB 

# Starter

** bez omezení položek a počtu pláten

** Administrativní nástroje

** 30 denní archivace změn

** Místo 10 GB pro každého uživatele

# Business

** Vše ze Starter verze

** Plná verze chatbota Sidekick

** Audit log

** Statistiky a přehledy ("Team insights")

** Pokročilejší zabezpečení

** Časově neomezená archivace změn

** Místo 20 GB pro každého uživatele

!{width:800px}plans.png!

h2. Závěr  – využití pro společné téma

Nástroj Nuclino by se dal efektivně využít pro správu znalostní báze k projektu ohledně sršně asijské. Jelikož se nejedná o technicky náročný projekt, ale z převážné většiny o znalostní management. A to je přesně účel, pro který bylo Nuclino navržené. Proto jsou jeho prostředky pro projekt vhodné. Jednoduché a přehledné ovládání nástroje navíc může ušetřit čas při správě projektu. A při troše šikovnosti lze projekt uřídit i se zdroji dostupnými ve Free verzi nástroje.

h2. Zdroje

"Nuclino homepage":https://www.nuclino.com/

"Tool Finder recenze":https://www.youtube.com/watch?v=jOwha1Xncxw