KIV/ZIM - Znalostní a informační management

h1. Nuclino

!logo.png!

h2. Základní info

"Nuclino":https://www.nuclino.com/ je nástroj vyvíjený od roku 2015 německou firmou Nuclino GmbH. Svými tvůrci je popisovaný jako "kolektivní mozek" – jedná se o nástroj využitelný zejména pro knowledge management, tvorbu firemních wiki, sdílení dokumentů a spolupráci na nich a také pro project management.

Nástroj je dostupný pro tyto platformy:

* *Mobilní telefony*

** iOs

** Android

* *Desktop verze*

** Windows

** MacOS

** Linux

h2. Cílová skupina

Nástroj sází především na intuitivní, flexibilní a snadno přizpůsobitelné ovládání s rychlou odezvou. Tomu odpovídá i jednoduchý a přehledný design. Zároveň tak ale chybí některé pokročilejší funkce, které jsou dostupné u jiných podobných nástrojů. Nuclino je tak určené především pro menší projekty, kde je důležité rychlé ovládnutí nástroje, flexibilita a přívětivost jeho ovládání pro uživatele, kteří nemusí být nutně příliš technicky zdatní a upřednostňují přehlednost, jednoduchost a komfort před komplexními nástroji s vyčerpávajícím výčtem funkcí.

h2. Základní funkce

Znalosti jsou v Nuclinu uchovávány ve formě **položek ("items")**. Položka je dokument, ve kterém je možné dělat poznámky, přiřazovat úkoly či vkládat text, obrázky, tabulky, soubory, diagramy apod. Na tvorbě tohoto dokumentu se mohou společně a souběžně podílet všichni uživatelé, kteří k tomu mají udělena práva.

**Kolekce** jsou skupiny, do kterých je možné sdružovat podobné či související položky a přiřazovat je tak do různých kategorií. Uvnitř kolekcí lze také vytvářet vnořené **subkolekce** a vytvářet tak mnohostupňové datové struktury.

Dodatečné informace lze k položkám přidávat pomocí přiřazených **polí ("fields")**. Lze tak stanovit prioritu úkolu, lhůtu pro jeho splnění, jeho status apod.

Jednotlivé položky lze také propojovat pomocí **interních odkazů** (fungují podobně jako hypertextové odkazy). Pro vytvoření takového odkazu stačí pouze před názvem položky uvést znak "@".

Všechny změny a jejich historie jsou archivovány a lze tak obnovit dřívější stav dat. 

Pro různé oblasti uchovávaných znalostí, firemní oddělení či projekty je možné vytvářet jednotlivé **pracovní plochy ("workspaces")**. Pracovní plocha obsahuje položky, které jsou uspořádány v kolekcích a slouží k jejich organizaci.

Každá pracovní plocha má nastavené: 

* **Soukromí** – pracovní plocha může být:

** Veřejná 

** Soukromá (dostupná jen vybraným členům týmu)

* **Přístupová práva** – pro každou pracovní plochu mohou být jednotlivým uživatelům nastaveny tyto 3 úrovně přístupu: 

** Plný přístup (Uživatel může vše číst, editovat a také zvát nové členy)

** Comment-only: Uživatel může jen komentovat

** Read-only: Uživatel může jen číst příspěvky

*** _Pozn.: Pro snadné notifikace, přiřazení projektů a přístupových práv lze uživatele rozřadit do skupin. Uživatele lze také zmínit a poslat mu tak notifikaci uvedením "@" před jeho jménem._

* **Pohledy** – umožňují nahlížet a organizovat data z odlišných perspektiv

# **Seznam ("List")**

*** Hierarchické zobrazení

*** Umožňuje snadné přetahování položek mezi kolekcemi a také řazení položek a kolekcí

*** Lze zde vytvářet subkolekce (bez omezení stupně zanoření)

*** Možnost využití: organizace znalostní báze 

!{width:700px}nuclino-list.png!

# **Nástěnka ("Board")**

*** Vhodné pro vizuální organizaci dat

*** Možné využití: rozřazování položek do kategorií podle kolekcí či projektové řízení (organizování pracovních postupů či plánů a sledování jejich plnění)

!{width:700px}nuclino-board.png!

# **Tabulka ("Table")**

*** Efektivní pro zpracovávání velkého množství podobných dat 

*** Možné využití: Snadné filtrování a řazení položek

!{width:700px}nuclino-table.png!

# **Graf ("Graph")**

*** Přehledný vizuální náhled všech kolekcí, položek a vztahů mezi nimi

*** Možné využití: vytváření myšlenkových map či brainstorming

!{width:700px}nuclino-graph.png!

# **Nedávné ("Recent")**

*** Seznam aktuálně vytvořených či upravených položek.

# **Aktivní ("Active")** 

*** Přehled položek, se kterými právě pracují ostatní členové týmu.

h2. Specifické či unikátní možnosti

h3. Kombinace pohledů

Specifickým pro tento nástroj je využití kombinace jednotlivých pohledů, která umožnuje zkoumat data z různých perspektiv pro různé způsoby užití bez nutnosti přepínat mezi nástroji či složitého nastavování. V době vzniku Nuclina byl také velmi specifický pohled Graf, který slouží jako kompletní vizuální náhled všech uchovávaných dat v přehledné podobě (viz popis pohledu výše).

h3. Šablony

Pro urychlení práce jsou v Nuclinu pro uživatele dostupné šablony, které může použít pro snadné vytvoření položek nebo rovnou celých pracovních ploch. Lze využít např. šablonu pro tvorbu dokumentů, pro projektové plánování nebo i na vytvoření celé firemní wiki.

h3. Sidekick chatbot

Nuclino má také zabudovaného chatbota "Sidekick", který může uživateli usnadnit práci úpravou/opravou nebo sumarizací textů stávajících, psaním textů nových, dohledáváním informací či generováním obrázků. Plná verze tohoto nástroje je dostupná jen v nejdražší "Business" verzi Nuclina. Sidekick se domluví v různých jazycích včetně češtiny.

h2. Informace a znalosti, které se v nástroji dají dobře zachytit a sdílet

V nástroji se dají dobře zachytit a sdílet informace nutné pro vedení znalostní báze. Tedy informace ve formě textů, seznamů, dokumentů, mediálních souborů, diagramů a dalších vizuálních prvků.

h2. Příklady práce s nástrojem

S nástrojem se dá pracovat mnoha způsoby. Toto jsou některé z nich:

h3. Sdílení znalostí (wiki)

* Intuitivní vytváření znalostní báze a wiki stránek jsou jedněmi z hlavních předností Nuclina.

* Pro rychlejší tvorbu nových položek je rovněž možné využít **šablony ("templates")**.

* Do každé položky wiki stránky je možné vložit nekonečné **plátno ("canvas")**, do kterého mohou být různými přispěvateli souběžně přidávány vizuální prvky (poznámky, obrázky, tvary, diagramy či myšlenkové mapy) a vzájemně propojovány.

* Všechny změny probíhají v reálném čase a jsou synchronizovány. Plátno tak lze využít např. při online schůzích pro společný vizuální brainstorming.

!{width:550px}wiki.png! !{width:550px}canvas.png!

h3. Projektové řízení

* K tomuto účelu lze využít nástěnku (pohled "Board") – kolekce úkolů jsou zde představovány kartami typu "To do", "In progress", "Done" apod. Takto lze přiřadit úkoly na projektu a sledovat jejich plnění členy skupiny. 

* Každá karta na nástěnce je dokumentem, kam mohou být přidávány seznamy úkolů, lhůty jejich plnění, soubory, média, odkazy na jiné dokumenty atd. 

* Je-li k úkolu přiřazena lhůta pro jeho splnění, je danému pracovníkovi s předstihem posláno automatické upozornění na blížící se deadline.

* Každé položce i jejím prvkům mohou být přiřazeny **komentáře** a na ty pak mohou ostatní dále reagovat.

* Ohledně každé události, která se uživatele týká, jsou mu automaticky zasílány **notifikace**.

* "Obrázek":https://students.kiv.zcu.cz:3443/attachments/download/3107/nuclino-board.png viz pohled "Nástěnka" výše.

h3. Sdílení dokumentů

* Dokumenty jsou **propojeny pomocí odkazů**. Způsob jejich procházení tak připomíná prohlížení webových stránek.

* Samozřejmostí jsou funkce vyhledávání a filtrování dokumentů. 

* Dokumenty mohou být duplikovány ze šablon předpřipravených či vlastních.

* Každá změna dokumentu je zaznamenána automaticky v reálném čase a uchovávána v **archivu (version history)**. Není tak potřeba ukládat manuálně každou změnu.

* Dokumenty mohou být také sdíleny s externími uživateli v read-only módu vytvořením a sdílením odkazu na položku.

h2. Propojení s dalšími nástroji

Nuclino je možné propojit s řadou jiných běžně využívaných nástrojů. Patří sem například: 

* "MS 365":https://www.microsoft.com/cs-cz/microsoft-365

* "OneDrive":https://www.microsoft.com/cs-cz/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage

* "Microsoft Teams":https://www.microsoft.com/cs-cz/microsoft-teams/

* "Google Docs":https://workspace.google.com/products/docs/ , "Google Calendar":https://workspace.google.com/products/calendar/

* "Dropbox":https://www.dropbox.com/

* "Discord":https://discord.com/

* "Slack":https://slack.com/

* "YouTube":https://www.youtube.com/

* "Loom":https://www.loom.com/

* "Canva":https://www.canva.com/

Na homepage Nuclina je k dispozici kompletní "seznam propojených aplikací":https://www.nuclino.com/apps .

h2. Dostupné plány a jejich cena

K říjnu 2024 byly k dispozici tyto plány: 

# **Free**

** Maximálně 50 položek

** Maximálně 3 plátna

** Celkové místo 2GB 

# **Starter**

** bez omezení položek a počtu pláten

** Administrativní nástroje

** 30 denní archivace změn

** Místo 10 GB pro každého uživatele

# **Business**

** Vše ze "Starter" verze

** Plná verze chatbota "Sidekick"

** Audit log

** Statistiky a přehledy ("Team insights")

** Pokročilejší zabezpečení

** Časově neomezená archivace změn

** Místo 20 GB pro každého uživatele

!{width:800px}plans.png!

h2. Závěr  – využití pro společné téma

Nástroj Nuclino by se dal efektivně využít pro správu znalostní báze projektu ohledně sršně asijské. Nejedná se o technicky náročný projekt, ale z převážné většiny o znalostní management. A to je přesně účel, pro který bylo Nuclino navržené. Proto jsou jeho prostředky pro projekt vhodné. Jednoduché a přehledné ovládání nástroje navíc může ušetřit čas při správě projektu. A při troše šikovnosti lze projekt uřídit i se zdroji dostupnými ve "Free" verzi nástroje.

h2. Zdroje

"Nuclino homepage":https://www.nuclino.com/

"Tool Finder recenze":https://www.youtube.com/watch?v=jOwha1Xncxw