KIV/ZIM - Znalostní a informační management

h1. "Notion":https://www.notion.so/ 

Notion je všestranný software pro produktivitu a spolupráci, který kombinuje mnoho funkcí jako poznámky, správy projektů, znalostní management a další do jedné platformy. 

Tato platforma byla založena jako startup developerů Notion Labs Inc v roce 2013 v San Franciscu. 

Notion získal významnou popularitu díky své flexibilitě, snadnému použití a schopnosti přizpůsobit se široké škále použití.

h2. Cílová skupina:

Tato služba je vhodná pro lidi, kteří si potřebují utřídit své záležitosti a chtějí k tomu využít digitální nástroje. Mohou tak držet poznámky a všechny další potřebné informace na jednom místě. Také je vhodná pro týmy, které se chtějí v rámci jednotlivých skupin udržovat v obraze a mít všechny důležité informace přehledně na jedné platformě.

Například u větších skupin slouží ke sdílení nejen explicitních, ale částečně i tacitních znalostí. Pomocí přehledných funkcí a využívání četných grafických zobrazení, je sdílení tacitních (převážně obtížně sdílených znalostí) o něco jednodušší.

h2. Základní možnosti:

Notion lze využívat ať už jen pro osobní účely, anebo ideálně skupinově. Je to ideální pro kolektivy lidí, kteří hledají platformu pro společné tvoření a která by vyhovovala nejvíce lidem. 

Díky možnostem různých úprav ať už grafických nebo obsahových se lidské kreativitě meze nekladou, a tak si každý může stránky přizpůsobit podle sebe.

Pokud by to někomu nevyhovovalo, může využít již vytvořené vzorové stránky (templates).

Mezi základní možnosti se řadí:

* možnost sdíleného prostředí (lze vytvářet ‘teamspaces’ pro neomezený počet lidí, i s tím, že každá stránka v tomto prostředí může být omezená jen pro určité konkrétní osoby, a tak všichni nemůžou upravovat všechno)

* Wiki (většina uživatelů to využívá pro organizaci všech potřebných dokumentů a informací na jednom místě, díky možnostem prokliknutí se na jinou stránku je to uživatelsky přehledné a relativně snadné)

* databáze (přehledné uspořádání informací pomocí různých grafických uspořádání)

* personalizace (díky velkému množství "šablon":https://www.notion.so/templates si každý může stránky přizpůsobit ke svému)

h2. Propojení s dalšími nástroji:

Co se týče propojení dalších aplikací s účtem u Notion, jsou dvě možnosti. Některé aplikace lze najít v seznamu a jednoduše si je můžete propojit s Notion. Mezi nimi jsou aplikace pro projektový management (například Asana, Jira, Trello), aplikace pro na komunikaci a poznámky (Slack, Evernote) nebo úložiště (Google Drive).

Druhou možností je propojení pomocí API. Pomocí API je možné Notion propojit s Zapier nebo Automate.io, což jsou aplikace, které umožňují propojení s dalšími stovkami aplikací všech typů (Mailchimp, Gmail, WooCommerce, Shopify). 

Samotný Notion nenabízí velké množství aplikací třetích stran, které si můžete s účtem propojit. Ale díky API propojení se Zapier a Automate.io je možné mít přístup k o hodně většímu počtu různých aplikací.

h2. Konkrétní využití:

Tuto platformu využívá například Netflix, ale i Notion "tým":https://www.notion.so/blog/how-notion-uses-notion samotný.

Sami nasdíleli a vysvětlují způsob, jak jimi vytvořený nástroj používají. 

Na levé části obrazovky můžeme vidět ‘sidebar’, který je přehledný a po rozkliknutí jednotlivých nadpisů obsahuje ještě další podstránky.

Každý tým využívá svou stránku, ale tato konkrétní zobrazená (OS) je jejich centrální a pro všechny stejná, odtud všichni prvotně vychází.

!OS_Overview.png.webp!

Jedna z dalších stránek, která je pro všechny zaměstnance stejná, je stránka s úkoly. Zde se zapisují veškeré úkoly a povinnosti všech zaměstnanců, aby všichni měli přehled kdo a co má na starosti. Vzhledem k tomu, že to používá více jak 20 000 zaměstnanců, zdůrazňují důležitost přehlednosti a jednoduchosti.

Na obrázku můžeme vidět upřesňující ‘tagy’, aby bylo přesně vidět, jakému odvětví je úkol přidělen a o co jde.

!Tasks_DB_marketing_view.png.webp!

Díky filtru v levém horním rohu si lze vyfiltrovat úkoly dle názvu, odvětví nebo například zodpovědné osoby.

!Tasks_DB_View_switcher.png.webp!

Notion si zakládá na tom, že si všechno dokumentují a zapisují. K tomu ale potřebují jedno místo, kam by to vše směrovali. Od toho jim slouží složka s dokumenty, která opět obsahuje upřesňující tagy pro jednodušší vyhledávání.

!Docs_DB.png.webp!

Na dalším obrázku vidíme proces vytváření dokumentu. Jako první je potřeba zadat upřesňující informace a pod těmito kolonkami je prostor pro samotný text dokumentu.

!Docs_Multiselect.png.webp!

Flexibilita, možné funkce a uživatelsky přívětivé rozhraní učinily Notion populární volbou pro jednotlivce, týmy a organizace hledající vše v jednom nástroji pro správu úkolů, informací a projektů. Běžně jej používají znalostní pracovníci (knowledge management), startupy, tvůrčí profesionálové a týmy pracující na dálku k optimalizaci svých pracovních procesů a zvýšení produktivity.

Zdroje:

"Notion":https://www.notion.so/ 

"Nástroje pro web":https://www.nastrojeproweb.cz/clanky/notion-recenze

"Nira":https://nira.com/notion-history/

---

h3. Komentáře

P.Brada 2023

* + dobré a užitečné vysvětlení využití nástroje jako v KM kontextu

* - chybí nějaký základní přehled funkčností -- detaily k "teamspaces" -- a ilustrační screenshoty v rámci textu

* - slabší formátování: odstavce nejsou oddělené prázdnou řádkou