KIV/ZIM - Znalostní a informační management

!dsfg.png!

h1. MS Sharepoint

[1]. Microsoft SharePoint je univerzální cloudová platforma pro spolupráci a správu dokumentů vyvinutá společností Microsoft a uvedena na trh v roce 2001. Je základní součástí sady Microsoft 365 a usnadňuje efektivní správu obsahu, týmovou spolupráci a vytváření intranetových a extranetových stránek organizací. SharePoint umožňuje firmám zvýšit produktivitu, zefektivnit procesy a bezpečně sdílet informace. SharePoint zlepšuje týmovou práci díky dynamickým a produktivním týmovým webům pro jednotlivé projektové týmy, oddělení a divize. Sdílejte soubory, data, novinky a zdroje. Přizpůsobte si web tak, aby vám usnadňoval práci. Spolupracujte jednoduchým a bezpečným způsobem se členy týmu uvnitř vaší organizace i mimo ni bez ohledu na to, jestli používáte počítače PC, Mac nebo mobilní zařízení. Sharepoint se řadí mezi CMS software. 

h2. CMS 

Systém pro správu obsahu (CMS z anglického content management system) je software zajišťující správu dokumentů, nejčastěji webového obsahu. V dnešní době se jako CMS zpravidla chápou webové aplikace, někdy s případným doplňkovým programovým vybavením u klienta. Pro CMS se někdy používají i oborově podobné termíny redakční či publikační systém. [2]. Systém správy obsahu je softwarová aplikace, která umožňuje vytvářet a poskytovat digitální obsah. Systém CMS umožňuje snadno upravovat digitální zážitky a následně je publikovat na webu a v dalších digitálních kanálech. Je to v podstatě vrstva, která se nachází mezi vámi jako organizací a digitálním zážitkem, s nímž váš zákazník komunikuje, a je to mechanismus, pomocí něhož uspořádáte digitální obsah, který poskytnete návštěvníkovi webu.

h2. Cloud nebo vlastní servery

Organizace se může rozhodnout zda-li chce využívat cloudové úložiště nebo on site servery. Když používáte cloudové úložiště, hostuje vaše data externí poskytovatel služeb, například Microsoft. Poskytovatel cloudu zajišťuje, instaluje a udržuje veškerý hardware, software a další podpůrnou infrastrukturu ve svých datových centrech. K těmto službám získáváte přístup a svůj účet spravujete prostřednictvím internetu na svém počítači, ve webovém prohlížeči nebo mobilní aplikaci. Místní úložiště (on site řešení) znamená, že server vaší společnosti je umístěný v infrastruktuře vaší organizace a v mnoha případech se ve vaší organizaci i fyzicky nachází. Server je řízen, spravován, udržován a zajišťován vaší společností a jejím interním IT týmem nebo IT partnerem. Data a další informace se sdílí mezi počítači prostřednictvím vaší místní sítě.

Cloud je zpravidla vhodnější řešení pro malé a střední firmy, vlastní servery využívají spíše velké korporace, které chtějí mít větší kontrolu nad svými daty. Vlastní server s sebou také nese spoustu nákladů na prostory, energii a specialisty.  

h2. Funkce

Sharepoint v organizaci představuje důležitý prvek znalostní strategie a může utvářet informační architekturu. 

* *Správa dokumentů:* SharePoint slouží jako centralizované úložiště pro ukládání a správu různých typů dokumentů a nabízí funkce, jako je řízení verzí a společné úpravy.

* *Týmová spolupráce:* Poskytuje nástroje pro týmovou spolupráci, včetně sdílených kalendářů, seznamů úkolů, diskusních fór a wiki, které podporují týmovou práci a sdílení informací.

* *Intranetové a extranetové stránky:* Organizace mohou vytvářet vlastní intranetové stránky pro interní komunikaci a extranetové stránky pro externí partnery, zákazníky nebo dodavatele. 

* *Automatizace pracovních postupů* Uživatelé mohou automatizovat a optimalizovat obchodní procesy vytvářením pracovních postupů pro úlohy, jako je schvalování a přezkoumávání dokumentů.

* *Vyhledávání a zjišťování:* Výkonná funkce vyhledávání v kombinaci s označováním metadat a indexováním obsahu usnadňuje rychlé vyhledávání informací.

* *Zabezpečení a oprávnění:* SharePoint poskytuje granulární kontrolu nad přístupovými oprávněními, čímž zajišťuje ochranu citlivých dat. Integrace s Azure Active Directory zvyšuje bezpečnostní opatření.

* *Přizpůsobení a rozšiřitelnost:* Platformu lze přizpůsobit a rozšířit pomocí šablon, webových částí a vlastního vývoje, což organizacím umožňuje přizpůsobit ji svým požadavkům.

* *Integrace se službou Microsoft 365:* SharePoint se integruje s dalšími službami Microsoft 365, jako jsou Microsoft Teams, OneDrive for Business, Outlook, a vytváří tak jednotný ekosystém.*

* *Přístup z mobilních zařízení*

h2. Integrace 

SharePoint je klíčovou součástí ekosystému společnosti Microsoft a je úzce integrován s různými dalšími produkty a službami společnosti Microsoft.

*Sada Microsoft 365:*

SharePoint je nedílnou součástí sady Microsoft 365 a pracuje společně s aplikacemi jako Word, Excel, PowerPoint a Outlook. Tato integrace umožňuje vytvořit jednotné prostředí, ve kterém mohou uživatelé plynule přecházet mezi různými nástroji a zefektivnit tak své pracovní procesy.

*Microsoft Outlook:*

SharePoint se bezproblémově integruje s aplikací Microsoft Outlook, což uživatelům umožňuje začlenit knihovny dokumentů a seznamy přímo do rozhraní aplikace Outlook a k obsahu Sharepointu přistupovat bez opouštění mailové aplikace.

*Microsoft Teams:*

Kanály v Microsoft Teams mohou zrcadlit stránky na Sharepointu s plným přístupem v aplikaci Teams. Mnoho dalších výhod tohoto propojení zlepšuje kooperaci. 

*OneDrive:*

h2. Informační architektura

Dobře definované IA v SharePointu zahrnuje vytvoření intuitivní hierarchie stránek, využití metadat pro klasifikaci obsahu a vytvoření jasných navigačních cest. Typy obsahu, sloupce stránek a taxonomie přispívají ke standardizaci a usnadňují konzistentní funkce označování a vyhledávání. Efektivní IA se rozšiřuje na bezpečnostní opatření, zajišťuje vhodné kontroly přístupu a zahrnuje zásady responzivního designu pro přístupnost na různých zařízeních. 

!modern-navigation.png!

_Moderní navigace. Zdroj: Microsoft_

Microsoft v nedávné době implementoval nástroje pro vytvoření moderní propojené architektury. Tato navigace poskytuje pružnější a pohotovější způsob organizace a navigace v obsahu stránek SharePoint.

Zde jsou některé klíčové aspekty moderní navigace SharePoint:

*Hub Sites:*

Hub Sites umožňují uspořádat a propojit více stránek na základě společného tématu nebo projektu.

*Megamenu:*

Moderní navigace SharePoint obsahuje Megamenu, což je dynamická a vizuálně atraktivní rozbalovací nabídka. Podporuje více sloupců a umožňuje zahrnout obrázky a text, čímž zlepšuje estetiku navigace.

*Navigace na webu:*

Navigace je uživatelsky přívětivá a responzivní, přizpůsobuje se různým velikostem obrazovky. Uživatelé mohou pomocí moderního rozhraní snadno přecházet mezi weby, seznamy a knihovnami.

*Přizpůsobení:*

Moderní navigace umožňuje přizpůsobit navigační strukturu potřebám vaší organizace. Můžete měnit uspořádání odkazů, přidávat nové odkazy a volit mezi automatickým a ručním řazením.

*Integrace vyhledávání:*

Moderní navigace je integrována s vyhledáváním SharePoint Search, což uživatelům umožňuje rychle vyhledávat obsah přímo z navigačního rozhraní.

*Navigace v zápatí:*

Zápatí stránek SharePoint obsahuje navigační nabídku, která poskytuje další prostor pro odkazy na důležitý obsah nebo zdroje.

h2. Pracovní prostředí 

!SharePoint-home-page-3556358727.png!

_Sharepoint týmové stránky. Zdroj: Google_

!sharepointintranetexamples3-1212918177.jpg!

_Sharepoint Intranet. Zdroj: Google_ 

h2. Využití v praxi  

Sharepoint se používá především ve větších firmách. Na odvětví moc nezáleží, Sharepoint je vhodný na ukládání a sdílení všech druhů dokumentů. Typická činnost v Sharepointu se skládá ze stažení dokumentu, jeho úpravy a následného uložení zpět na Sharepoint a oznámení o provedení úpravy. Každé oddělení má svoji složku a uživatelé si podle svých práv mohou prohlížet, přidávat nebo upravovat dokumenty roztříděné do složek. 

Podle společnosti Microsoft měl SharePoint v prosinci 2020 více než 200 milionů uživatelů.

Příklad firmy která využívá Sharepoint: Brush SEM 

h3. Zdroje 

Sharepoint. Online. Microsoft. Dostupné z: https://www.microsoft.com/cs-cz/microsoft-365/sharepoint/collaboration?rtc=1. [1].

Content Management System (CMS). Online. Adobe. 2021. Dostupné z: https://business.adobe.com/blog/basics/content-management-system. [2].

Sharepoint. Online. Microsoft learn. 2023. Dostupné z: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint. 

---

h3. Komentáře

P.Brada 2023

* - příliš stručné, chybí základní ukázky práce s nástrojem a/nebo jeho využití 

* - u Sharepoint je podstatná integrace s ostatními částmi Microsoft ekosystému, zde ale v podstatě není popsáno vůbec

* - chybí odkazy