KIV/ZIM - Znalostní a informační management

MS Sharepoint¶

[1]. SharePoint je univerzální cloudová platforma pro spolupráci a správu dokumentů vyvinutá společností Microsoft a uvedena na trh v roce 2001. Je součástí sady Microsoft 365 a v organizaci umožňuje efektivní správu obsahu, týmovou spolupráci a vytváření informačních stránek a panelů pro zaměstnance organizace. SharePoint umožňuje firmám zvýšit produktivitu, zefektivnit procesy a bezpečně sdílet informace. Týmové stránky jednoduše třídí zaměstnance a dokumenty do vlastních sekcí, které lidé podle svých práv a potřeb mohou procházet. SharePoint umožňuje mnoho změn a modfikací, každá firma si může aplikaci přizpůsobit dle svých potřeb. Sharepoint je dobře optimalizovaný pro počítače PC, Mac, ale i mobilní zařízení. Jelikož Sharepoint zajišťuje interní správu dokumentů, jedná se o CMS software.

CMS¶

[2]. Systém pro správu obsahu CMS (z anglického Content Management System) je software zajišťující správu dokumentů, nejčastěji webového obsahu. V dnešní době se jako CMS zpravidla chápou webové aplikace, často optimalizované podle potřeb uživatele. Pro CMS se někdy používají i oborově podobné termíny redakční či publikační systém. Systém správy obsahu je softwarová aplikace, která umožňuje vytvářet, ukládat a poskytovat digitální obsah, umožňuje snadno upravovat digitální obsah a následně jej publikovat na webu a v dalších digitálních kanálech. Je to v podstatě mechanismus, pomocí něhož uspořádáte digitální obsah, který poskytnete zákazníkovi na firemním webu nebo zaměstnancům pro práci. V případě aplikace SharePoint se jedná spíše o interní správu dokumentů a firemního obsahu, ale i SharePoint obsahuje publikační a externí funkce.

Cloud nebo vlastní servery¶

[4]. Organizace se může rozhodnout zda-li chce využívat cloudové úložiště nebo on site servery. Když používáte cloudové úložiště, hostuje vaše data externí poskytovatel serveru, například Microsoft. Poskytovatel cloudu spravuje veškerý hardware, software a další podpůrnou infrastrukturu ve svých datových centrech. K těmto službám získáváte přístup pomocí vašeho Microsoft účtu na svém počítači, ve webovém prohlížeči nebo mobilní aplikaci.
Místní úložiště (on site řešení) znamená, že server je ve správě vaší organizace a v mnoha případech se ve vaší organizaci i fyzicky nachází. Server je řízen a udržován vaší společností a jejím interním IT týmem nebo IT partnerem. Data a další informace se sdílí mezi počítači prostřednictvím vaší místní sítě.

Cloud je zpravidla vhodnější řešení pro malé a střední firmy, vlastní servery využívají spíše velké korporace, které chtějí mít větší kontrolu nad svými daty. Vlastní server s sebou také nese spoustu nákladů na prostory, energii a specialisty.

Funkce¶

Sharepoint může v organizaci představovat důležitý prvek znalostní strategie a může utvářet informační architekturu.

• Správa dokumentů: SharePoint slouží jako centralizované úložiště pro ukládání a správu různých typů dokumentů a nabízí funkce jako jsou společné úpravy.

• Týmová spolupráce: Sdílené kalendáře, seznamy úkolů, diskusní fóra a wiki podporují týmovou práci a sdílení informací.

• Intranetové a extranetové stránky: Organizace mohou vytvářet vlastní intranetové stránky pro interní komunikaci a extranetové stránky pro externí partnery, dodavatele nebo zákazníky.

• Automatizace pracovních postupů Uživatelé mohou automatizovat a optimalizovat obchodní procesy vytvářením pracovních postupů pro činnosti, jako je schvalování a přezkoumávání dokumentů.

• Vyhledávání: Vyhledávací funkce v kombinaci s označováním metadat a indexováním obsahu usnadňuje nalezení dokumentu.

• Zabezpečení a oprávnění: SharePoint poskytuje granulární kontrolu nad přístupovými oprávněními, čímž zajišťuje ochranu citlivých dat.

• Přizpůsobení a rozšiřitelnost: Platformu lze přizpůsobit v nastavení a také rozšířit pomocí šablon a jiných vývojářských nástrojů, což organizacím umožňuje přizpůsobit ji svým požadavkům.

• Ekosystém Microsoft 365: SharePoint se integruje s dalšími službami Microsoft 365, jako jsou Microsoft Office, Teams, OneDrive, Outlook, a vytváří tak jednotný ekosystém.*

• Přístup z mobilních zařízení

Integrace¶

SharePoint je klíčovou součástí ekosystému společnosti Microsoft a je úzce integrován s různými dalšími produkty a službami společnosti Microsoft.

Sada Microsoft 365:
SharePoint je nedílnou součástí sady Microsoft 365 a pracuje společně s aplikacemi jako Word, Excel, PowerPoint a Outlook. Tato integrace umožňuje vytvořit jednotné prostředí, ve kterém mohou uživatelé plynule přecházet mezi různými nástroji a zefektivnit tak své pracovní procesy.

Microsoft Outlook:
SharePoint se bezproblémově integruje s aplikací Microsoft Outlook, což uživatelům umožňuje začlenit knihovny dokumentů a seznamy přímo do rozhraní aplikace Outlook a k obsahu Sharepointu přistupovat bez opouštění mailové aplikace.
SharePoint je také integrován s OneDrive pro společnou správu všech svých i firemních dat.

Microsoft Teams:
Kanály v Microsoft Teams mohou zrcadlit stránky na Sharepointu s plným přístupem v aplikaci Teams. I mnoho dalších výhod tohoto propojení zlepšuje kooperaci.

Power BI:
SharePoint je integrován s nástrojem společnosti Microsoft pro vizualizaci a analýzu dat. Přehledy a panely Power BI lze viditelně vložit přímo do stránek SharePoint a poskytnout tak uživatelům komplexní pohled na data ve stále stejném prostředí.

Automatizace pracovních postupů a vlastní aplikace:
SharePoint spolupracuje s aplikacemi Power Automate (dříve Microsoft Flow) a PowerApps, které umožňují automatizaci pracovních postupů a vývoj vlastních aplikací. Tato integrace umožňuje pro organizace vytvářet řešení na míru, která rozšiřují funkčnost.

Microsoft dále nabízí vlastní autorizační aplikaci Azure AD, propojenou funkci vyhledávání ve všech produktech Microsoftu nebo podporu vývojářů.

Informační architektura¶

Dobře definované IA v SharePointu zahrnuje vytvoření intuitivní hierarchie stránek, využití metadat pro klasifikaci obsahu a vytvoření jasných navigačních cest. Typy obsahu, sloupce stránek a taxonomie přispívají ke standardizaci a usnadňují konzistentní funkce označování a vyhledávání. Efektivní IA se rozšiřuje na bezpečnostní opatření, zajišťuje vhodné kontroly přístupu a zahrnuje zásady responzivního designu pro přístupnost na různých zařízeních.

Moderní navigace. Zdroj: Microsoft

Microsoft v nedávné době implementoval nástroje pro vytvoření moderní propojené architektury. Tato navigace poskytuje pružnější a pohotovější způsob organizace a navigace v obsahu stránek SharePoint.

Mezi klíčové aspekty moderní navigace SharePointu patří:

• Hub Sites: Hub Sites umožňují uspořádat a propojit více stránek na základě společného tématu nebo projektu.

• Megamenu: Megamenu je dynamická a vizuálně atraktivní rozbalovací nabídka. Podporuje více sloupců a umožňuje zahrnout obrázky a text, čímž zlepšuje estetiku navigace.

• Funkčnost: Navigace je uživatelsky přívětivá a responzivní, přizpůsobuje se různým velikostem obrazovky. Uživatelé mohou pomocí moderního rozhraní snadno přecházet mezi weby, seznamy a knihovnami.

• Přizpůsobení: Navigační struktura může být přizpůsobena potřebám organizace. Můžete měnit uspořádání odkazů, přidávat nové odkazy a volit mezi automatickým a ručním řazením.

• Integrace vyhledávání: Moderní navigace je integrována s vyhledáváním SharePoint Search, což uživatelům umožňuje rychle vyhledávat obsah přímo z navigačního rozhraní.

• Navigace v zápatí: Zápatí stránek SharePoint obsahuje nabídku, která poskytuje další prostor pro odkazy na důležitý obsah nebo zdroje.

Pracovní prostředí¶

Jednoduché rozdělení týmů do jejich příslušných stránek. Na obrázku můžeme vidět vlevo modifikovatelnou lištu pro výběr stránky a na hlavní ploše často zobrazované stránky. Po prokliknutí do nějakého týmu se jeho obsah zobrazuje v hlavním prostoru, konečně se zde také otevře, v příslušném Microsoft editoru, vybraný dokument.

Sharepoint týmové stránky. Zdroj: Google

Intranet organizace: Využívá se především jako zdroj obecného newsletteru pro celou organizaci. Slouží také jako domovská stránka, ze které se podle oprávnění dostáváte k týmovým stránkám s pracovním obsahem.

Sharepoint Intranet. Zdroj: Google

Využití v praxi¶

Sharepoint se používá především ve větších firmách. Na odvětví moc nezáleží, Sharepoint je vhodný na ukládání a sdílení všech druhů dokumentů. Typická činnost v Sharepointu se skládá ze stažení dokumentu, jeho úpravy a následného uložení zpět na Sharepoint a oznámení o provedení úpravy. Každé oddělení má svoji stránku a uživatelé si podle svých práv mohou prohlížet, přidávat nebo upravovat dokumenty. Sharepoint tedy pomáhá se správou dat a znalostí organizace. Prostředí SharePointu je značně personalizovatelné a firmy ho mohou využívat různě v závislosti na velikosti dat nebo například míry digitalizace.

Podle společnosti Microsoft měl SharePoint v prosinci 2020 více než 200 milionů uživatelů.

Příklad firmy která využívá Sharepoint: Brush SEM

Zdroje¶

[1] Microsoft: Sharepoint. Online. Dostupné z: https://www.microsoft.com/cs-cz/microsoft-365/sharepoint/collaboration?rtc=1.
[2] Adobe: Content Management System (CMS). Online, 2021. Dostupné z: https://business.adobe.com/blog/basics/content-management-system.
[3] Microsoft learn: Sharepoint. Online, 2023. Dostupné z: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint.
[4] Microsoft: Cloudové úložiště versus místní servery. Online, 2020. Dostupné z: https://www.microsoft.com/cs-cz/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/cloud-storage-vs-on-premises-servers.
---

Komentáře¶

P.Brada 2023

• - příliš stručné, chybí základní ukázky práce s nástrojem a/nebo jeho využití
• - u Sharepoint je podstatná integrace s ostatními částmi Microsoft ekosystému, zde ale v podstatě není popsáno vůbec
• - chybí odkazy