KIV/ZIM - Znalostní a informační management

Google Apps je sada cloudových nástrojů, systémů pro podporu spolupráce a softwaru poskytovaného společností Google formou předplatného.

Obsahuje populární webové aplikace společnosti Google, jako jsou Gmail, Disk Google, Google Hangouts, Kalendář Google a Dokumenty Google. Základní verze těchto produktů jsou zdarma, přičemž Google Apps k nim přidávají specifické firemní funkce, jako jsou e-mailové adresy na vlastní doméně (@vasefirma.cz), nejméně 30 GB místa pro dokumenty a e-mail a nepřetržitá telefonická a e-mailová podpora. Jedná se o cloudové řešení, které na rozdíl od běžně prodávaného softwaru pro produktivitu hostuje zákaznická data v síti serveroven, společnosti Google, a nikoli na tradičních interních serverech ve firmách.

Podle společnosti Google používá Google Apps více než 5 milionů organizací včetně 60 procent společností na žebříčku Fortune 500.

Historie¶

10. února 2006 – Společnost Google zahájila testovací provoz služby Gmail for Your Domain na San Jose City College.
28. srpna 2006 – Společnost Google uvedla do provozu sadu aplikací pro organizace s názvem Google Apps for Your Domain.
25. června 2007 – Společnost Google rozšířila Google Apps o řadu funkcí. Produkty společnosti Google začaly přímo konkurovat produktům společností Microsoft a IBM.

Cílové skupiny¶

Uživatele používající tento nástroj lze členit podle ceny předplatného a s tím spojených možností na jednotlivce, firmy a školy.

Pro jednotlivce, kteří používají aplikace pro vlastní účely, je služba zdarma. Nevýhodou je, že může využít pouze Gmail s velikostí schránky 15 GB, Dokumenty Google a Disk Google s kapacitou 15 GB. Navýšení kapacity je možné za příplatek.

Firmy a školy mohou využít službu v plném rozsahu. Firmy na rozdíl od škol musí za toto využití platit předplatné. Cena měsíčního tarifu je 4 € a cena ročního tarifu je 3.33 €.

Registrace je zdarma a po jejím provedení lze využít 30-ti denní zkušební dobu.

Základní funkcionality (aplikace)¶

• Gmail - Webový přístup, Kapacita 30 GB, Našeptávání adresy, Štítky a filtry, Synchronizace s Outlookem, Mobilní přístup, Integrovaný chat
• Kalendáře Google - Sdílení kalendářů – možnosti oprávnění, Notifikace prostřednictvím SMS, Publikování kalendáře veřejně, Úseky schůzek, Rezervace místností, vozidel, projektorů a dalších zdrojů
• Dokumenty Google - Snadné vytváření a možnost společné editace dokumentů, tabulek, prezentací i kreseb, Komentáře, Webový i mobilní přístup, 30 GB prostoru pro každého s možností rozšíření až na 16 TB, Sdílení dokumentů a složek, Indexace obsahu souborů, Vyhledávání
• Weby Google - Intuitivní tvorba obsahu, Široké propojení s ostatními službami Google Apps, Předpřipravené šablony a funkce, Snadné sdílení i komplexní nastavení přístupu
• Disk Google - Centrální úložiště souborů
• Google Hangouts - videokonference až pro 15 účastníků, práce na dokumentu, sledování videa, sdílení obrazovky a mnohem více
• Google+ - propojení s kontakty, vytváření skupin
• Sejf Google Apps – archivace e-mailů, správa dat

Příklad použití¶

Ukázka událostí na sociální síti Google+. V pravé části lze využít chatu nebo lze také využít služby Hangouts. (obr. č. 1)

Obr. č. 1 Google+

Příklad použití Disk Google jako archiv fotek. V levé části okna je možnost využít panelu (struktury složek) pro procházení složek. (obr. č. 2)

Obr. č. 2 Disk Google

Propojení s jinými nástroji¶

V Google Apps jsou už samotné aplikace provázané mezi sebou přes Google účet, což zvyšuje efektivitu využití služeb i ulehčení práce. Např. když dostaneme pozvánku na Google+, přijde mi i informace o této pozvánce na Gmail nebo mohu bez problémů upravovat dokument z Disk Google v Dokumenty Google.

Některé z aplikací lze integrovat do webového prohlížeče Google Chrome, které nám umožní rychlejší a snazší přístup k aplikacím nebo možnost mít více Google účtů na jediném prohlížeči.

Pro Google Apps jsou k dispozici stovky hotových aplikací dostupných přes Google Apps Marketplace. Jedná se o specializovaný obchod s řešeními, která jsou přímo propojena s Google Apps.

Výhody¶

- on-line editace sdílených dokumentů
- Efektivní koordinace pomocí sdílených kalendářů
- Bezproblémová spolupráce se všemi mobilními platformami (Android, iOS, BlackBerry, Windows Phone).
- 100% cloudové řešení Google Apps přináší zásadní úspory za administraci, údržbu infrastruktury, energie, obnovu hardwaru, antivir, antispam, atd.
- Smluvně garantovaná dostupnost 99,9 .
- Žádné reklamy a spamy.
- 100 cloud. Nic nemusíte instalovat.
- Podpora Microsoft Office, Outlooku, Thunderbirdu a dalších.
- Ve světě používá Google Apps 5 milionů firem, 30 milionů uživatelů.
- Případové studie – Kofola, Přírodovědecká fakulta Univerzity Karlovy