G Suite - Dokumenty tabulky prezentace¶

Soubor programů obsahuje tři nejvíce užívané kancelářské aplikace a to WYSIWYG editor běžných dokumentů, tabulkový procesor a aplikace pro tvorbu prezentací. Určitý uživateli přijatý standard v oblasti kancelářských aplikací stanovila v průběhu času společnost Microsoft, jejichž produkt Word se stal synonymem pro textový editor, Excel pro tabulkový procesor a Powerpoint pro aplikaci pro tvorbu prezentací. Podobně jako mnohá opensource řešení (LibreOffice, OpenOffice) následuje Google ergonomii těchto aplikací, protože uživatelé těchto nástrojů jsou velmi citlivý na veškeré změny v ovládání a velmi pravděpodobně by jakékoli porušení těchto pravidel vedlo k odklonu k nástrojů konkurence. Je tedy dodrženo i pravidlo, že dominantní barva pro textový editor nazvaný prostě Dokumenty je modrá, pro tabulkový procesor nazvaný Tabulky zelená a pro Prezentace oranžová. Google kancelářské aplikace poskytují většinu funkcí, na které jsou uživatelé v této oblasti zvyklí, plus některé další, které lze využít k teamové práci a sdílení znalostí.

Použití¶

Tato aplikace je vhodná pro sdílení znalostí jak pro jednotlivce, malé teamy či velké korporace jak ve firmách, tak neziskových organizacích. Odkazy na publikované dokumenty lze sdílet na internetu, intranetu, emailu či libovolném chatovacím programu.

Sdílení¶

Sdílení je možné v několika režimech:

Veřejné na webu – Vyhledávat dokument a přistupovat k němu mohou všichni uživatelé internetu, aniž by bylo nutné se přihlásit do aplikací Google (Google využívá SSO pro všechny své aplikace včetně emailu a Google+)
Tato volba je vhodná pro sdílení veřejných firemních dokumentů, prezentací výrobků a služeb, ceníků, katalogových listů, manuálů a prezentací z veřejných přednášek a školení. Například pokud firma na svých webových stránkách odkazuje na ceník v Google Tabulkách, může jej ve stále aktuálním stavu, udržovat pověřený zaměstnanec, kterému mu k tomu stačí znalosti Excelu (rozumějme schopnost pracovat tabulkovému procesoru) To může při větších objemech produktů a častých změnách znamenat nemalé úspory. V opačném případě by tento zaměstnanec musel vyplnit klasický dokument na lokálním počítači a tento dokument poslat webovému správci, aby tyto změny na web promítl.

Všichni, kdo mají odkaz – Přístup k položce mohou získat všichni uživatelé, kteří mají odkaz. Přihlášení opět není nutné. Tento režim je vhodný pro případy, kdy chceme sdílet informace, které nejsou v utajeném režimu, ale není vhodné je sdílet mezi neinteresovanými lidmi. Například podklady k absolvované nebo plánované přednášce či školení. Člověku, který přednášku neabsolvoval nebudou tyto materiály užitečné, nebo dokonce mohou být matoucí. Není tedy vhodné jimi zahlcovat veřejný internet. Konstrukce sdíleného odkazu poskytuje elementární ochranu proti tomu, aby se k dokumentu dostal někdo kdo odkaz nemá. (Dokument nebude indexován vyhledávači, tedy nelze jej vygúglit.) Tyto dokumenty mohou být zároveň virálním způsobem šířeny, čehož zle též využít.
Odkaz obsahuje řadu obtížně zapamatovatelných znaků. Je tedy tento odkaz vhodné sdílet elektronicky „na kliknutí“, méně vhodné pak ve formě, která by vyžadovala jeho opsání.

Veřejné v rámci domény - Sdílené v rámci domény těmi, kdo mají odkaz – Tyto dva režimy jsou téměř totožné s dvěma výše uvedenými s tím rozdílem, že uživatel musí být přihlášený, aby bylo možné identifikovat skupinu. Skupina je identifikována emailovou adresou. V našem konkrétním případě @gapps.zcu.cz. Výhoda těchto režimů je, že dokumenty jsou chráněny před uživateli mimo doménu a zároveň usnadňují jejich zpřístupnění uživatelům nově zařazeným do skupiny. V případě vytvoření nového účtu pro nového zaměstnance/člena týmu není třeba nastavovat oprávnění. Dokumenty veřejné v rámci domény jsou mu zveřejněny automaticky.

Sdílení s konkrétními uživateli Nejvyšší úroveň zabezpečení. Majitel dokumentu určuje konkrétní uživatele, které mají přístup. Při přidávání uživatelů jsou automaticky nabízeni uživatelé ze skupiny. Pokud je email identifikován jako registrovaný v systému Googlu, je spojen s konkrétním uživatelským účtem.
Každému pozvanému uživateli lze automaticky poslat email se zprávou, že mu byl daný dokument zpřístupněn.

Nastavení práv¶

Přístupová práva mají tři úrovně. Nejnižší umožňuje pouze číst, vyšší i komentovat, nejvyšší upravovat.

Online úpravy¶

Aplikace notifikují zda má konkrétní dokument aktuálně otevřený ještě jiný uživatel, přičemž přímo v dokumentu je barevně odlišený kurzor každého z nich. Pokud online provádějí úpravy, jsou tyto změny okamžitě promítány ostatním uživatelům. Jakmile je dokument v režimu, že k němu mají přístup i nepřihlášení uživatelé, je jejich identita anonymizována.

Historie verzí¶

U každého souboru se eviduje historie změn. Je tedy zcela patrné kdo a kdy jaké změny provedl. Tyto změny lze graficky promítnout do samotného dokumentu a je též možné provádět rollback. Jednotlivé změny je možné notifikovat emailem.

Export a synchronizace¶

Aktuální verzi lze stáhnout pro uložení a editaci v lokálním počítači a to jek ve verzi pro Microsoft (Word, Excel, Powerpoint) tak v opensource formátu Opendocument (OpenOffice, LibreOffice) Pomocí specializované aplikace pro počítač i telefon lze dokumenty automaticky synchronizovat. Je tedy možné mít lokální kopie těchto dokumentů k úpravě ve svém počítači a pak je sesynchronizovat s dokumenty Google.

Komentáře¶

Formou chatu je možné dokumenty komentovat. Tedy pokud mé uživatel nastavena příslušná oprávnění. Každý uživatel si může nastavit, zda chce dostávat emailová oznámení o nových komentářích.

Hierarchizace dokumentů¶

Jednotlivé dokumenty je možné uspořádávat do hierarchie složek. Kromě samotných dokumentů je možné sdílet celé složky. Složky lze označovat barvou a zvláštním atributem hvězdičky. Google disk nabízí několik pohledů: Můj disk (zobrazuje dokumenty u kterých jsem vlastníkem), Sdíleno se mnou, Nedávné, S hvězdičkou (dokumenty označené výše uvedeným atributem) Koš (Smazané dokumenty. Ty lze obnovit a nebo smazat navždy)
Velkou výhodou této hierarchie složek je, že každý uživatel si pro sdílené dokumenty může vytvářet jejich vlastní strom. Konkrétní dokument tedy může mít zařazený ve zcela jiné složce a úrovni, než ve které jej má vlastník či ostatní uživatelé.

Rozšiřitelnost¶

Dokumenty jsou otevřené pro vývoj vlastních doplňků.