KIV/ZIM - Znalostní a informační management

!Gsuite_logo.png!

G Suite (Google Apps) je cloudová platforma obsahující řadu nástrojů a aplikací pro spolupráci, komunikaci, prezentaci, ukládání dat a správu. Kromě balíku kancelářských webových aplikací (Dokumenty, Tabulky, Prezentace) jsou to zejména Email, Kalendář, Disk a další, které mají svou mobilní verzi na systémech Android a IOS.

h1. Cílová skupina

Platforma se hodí především pro týmovou spolupráci a to jak u týmů čítajících jednotky uživatelů, tak i pro týmy s počtem členů v řádech tisíců. Je tedy vhodná pro malé firmy, i velké korporace, přičemž nemusí jít jen o komerční sféru. Velké uplatnění tak má i na univerzitách. Tomu je přizpůsoben cenový model, který je postaven na bázi předplatného podle počtu uživatelů. 

Klientům je umožněno všechny služby provozovat na vlastní doméně, kde mohou spravovat uživatele a skupiny, včetně jejich emailů a oprávnění. K tomu jsou přizpůsobeny rozsáhlé možnosti administrace, zabezpečení a integrace.    

h1. Funkcionalita

h2. Kalendář 

* týmové plánování času

* rezervace místností a dalších zdrojů

* sdílení kalendářů

* nastavení oprávnění

* synchronizace s jinými aplikacemi (Outlook, aplikace na mobilech)

* integrace jiných kalendářů jiných aplikací

h2. Komunikace 

G suite umožňuje komunikaci prostřednictvím emailů, sociálních sítí, chatů, hlasových hovoru a videohovorů. 

h2. Spolupráce 

Google Apps nástroje pro vytváření diskusních fór, webů a dokumentů nabízí možnost provádění úprav v reálném čase, výkonnou kontrolu sdílení a bezproblémovou kompatibilitu. 

h3. Skupiny

Google Apps umožňují vytváření skupin dle různých témat či týmů řešících společný úkol. Skupina má společný email, který může být propojený se skupinovým kalendářem, soubory a dalšími položkami. Díky tomu je docíleno toho, že když je do skupiny přidán nový člen, automaticky ihned získá přístup na všechny služby spojené s danou skupinou (skupinovým emailem). V rámci skupiny je také dostupné *diskusní fórum*.

Oprávnění u členů skupiny lze rozdělit na uživatele, kteří mají přístup do diskuse (můžou si zobrazit příspěvky v diskusi), kteří mohou přidávat nové příspěvky/odpovědi a na správce, kterým lze přiřadit jednotlivá témata/kategorie v diskusi. Správci mají možnosti schvalování a správy příspěvků a jednotlivých diskutujících uživatelů.

Ukázka vkládání nového příspěvku do fóra - WYSIWYG editor pro formátování textu, možnost zvolit kategorii, typ příspěvku, přiložit soubory a další.

!pridaniPrispevku.png!

Jednotliví členové si mohou nastavit notifikace na email, pokud v diskusi dojde k nějaké aktivitě.

Pro snazší orientaci, mezi jednotlivými příspěvky, lze diskusi rozdělit na různá témata. Také je možné jednotlivé otázky označit jako vyřešené, díky čemuž každý na první pohled vidí, co je vyřešené a co ještě ne. Pro vyhledávání mohou uživatelé využít fulltextové vyhledávání,  filtrování dle různých kritérií (datum přidání, stav odpovědí), nebo tématické štítky.

Jako zpětnou vazbu, jak je fórum aktivní, lze využít přehledy s aktivitou jednotlivých členů - počet příspěvků, počet témat, nejaktivnější členové a u jednotlivých témat je vypsaný počet zobrazení a počet odpovědí.

h2. Dokumenty, Tabulky, Prezentace

Soubor programů obsahuje tři nejvíce užívané kancelářské aplikace a to WYSIWYG editor běžných dokumentů, tabulkový procesor a aplikace pro tvorbu prezentací. Určitý uživateli přijatý standard v oblasti kancelářských aplikací stanovila v průběhu času společnost Microsoft, jejichž produkt Word se stal synonymem pro textový editor, Excel pro tabulkový procesor  a Powerpoint pro aplikaci pro tvorbu prezentací. Podobně jako mnohá opensource řešení  (LibreOffice, OpenOffice) následuje Google ergonomii těchto aplikací, protože uživatelé těchto nástrojů jsou velmi citlivý na veškeré změny v ovládání a velmi pravděpodobně by jakékoli porušení těchto pravidel vedlo k odklonu k nástrojů konkurence. Je tedy dodrženo i pravidlo, že dominantní barva pro textový editor nazvaný prostě Dokumenty je modrá, pro tabulkový procesor nazvaný Tabulky zelená a pro Prezentace oranžová. Google kancelářské aplikace poskytují většinu funkcí, na které jsou uživatelé v této oblasti zvyklí, plus některé další, které lze využít k teamové práci a sdílení znalostí.

Více informací se nachází na samostatné wiki stránce: [[G Suite - Dokumenty, tabulky, prezentace]]

h2. Google Disk

Google Disk zastřešuje všechny zmíněné výše zmíněné aplikace a hlavní funkce. Je to v podstatě místo, kde se všechna funkcionalita setkává a navzájem prolíná. 

!Drive.png!

h3. Vyhledávání

Google Disk disponuje poměrně pokročilým vyhledáváním, které může uživatelům hodně ulehčit práci. Nabízí poměrně širokou škálu možností podle kterých lze vyhledávat:

- Název

- Typ souboru

- Datum úpravy

- Podle slova, které soubor obsahuje (pro obrázky platí, že se dají vyhledat podle kontextu – např. hledám obrázek s řekou, zadám „řeka“ a dostanu všechny obrázky na kterých je řeka) 

- Vlastník

- Sdíleno s 

- Umístění (např. v určité složce)

h3. Zabezpečení

Při sdílení s jiným uživatelem jsou na výběr tři možnosti jeho rolí:

- Může jen zobrazit 

- Může zobrazit a přidat komentář (komentáře pouze v dokumentech)

- Může editovat

h3. Zálohování

- Správa verzí - funguje stejně jako v Dokumentech. Uživatel má možnost nahrát novou nebo stáhnout starší verzi. Starší verze však zůstávají na Drive jen 30 dní.

- Při odstranění se soubor přesune do koše, je tedy možné ho obnovit

h3. Otevření v jiné aplikaci

Soubory lze otevřít i v jiných Google aplikacích než přímo v Google Drive – stačí zvolit „Otevřít v aplikaci“ v kontextovém menu.

h3. Prohlížení souborů 

Do Google Drive lze samozřejmě nahrát jakýkoliv soubor a existuje poměrně široká škála podporovaných formátů, které lze prohlédnout přímo v prohlížeči. 

Pokud nějaký formát není nativně podporovaný, lze použít aplikace třetích stran z Google Web Store.

h3. Diskuse k souborům

Diskuse k souborům jako taková není podporována, lze pouze komentovat dokumenty, pokud na to má uživatel dostatečná oprávnění.

h3. Customizace

Nějaká velká customizace v Disku jako taková není, lze si pouze přepnout zobrazení - Velké ikony vs. seznam.

h1. Jak se s ním typicky pracuje?

h2. Disk

Jakožto zastřešení ostatních aplikací funguje jako místo, kde se dají veškeré soubory skladovat, sdílet a editovat.

Může sloužit jako centrální firemní úložiště, kdy se díky nastavení práv uživatelů nastaví práva a přístupy.

h2. Dokumenty, Tabulky, Prezentace

Architekti těchto aplikací zjevně kladli důraz na maximální podobnost s běžným kancelářským balíkem (Microsoft/OpenOffice). Práce s nimi je tedy prakticky totožná s běžnou kancelářskou prací, což je velká výhoda vhledem k minimálním požadavkům na dovednosti obsluhujícího personálu. Běžný uživatel, který prošel základním školením na (Word/Excel/PowerPoint) by měl hravě zvládnout i obsluhu těchto aplikací.

h1. Integrace s dalšími nástroji 

Platforma Google Apps poskytuje rozsáhle možnosti administrace, otevřená rozhraní API a předpřipravené nástroje, a lze ji tedy integrovat se staršími IT systémy, ale i s novými generacemi služeb.

*K dispozici je:*

* Rozhraní API -  jednotné přihlášení (SSO), vytváření a správu uživatelů, migraci e-mailu, ovládací prvky pro směrování e-mailů a přehledy

* Nástroje pro administrátory

* Apps Marketplace 

* Apps Engine

* Nástroje pro migraci (z aplikací Lotus a Outlook a serveru Exchange) umožnující rychle migrovat e-maily, události kalendáře a kontakty ze stávajících systémů.

* Integrace se službami Active Directory/LDAP/Directory Information Services usnadňuje správu a zajišťování účtů

* Podpora technologií OpenID a OAuth umožňuje poskytnout uživatelům v rámci instituce možnost bezpečného federovaného přihlášení.

* Nástroje pro synchronizaci adresářů Google Apps Directory Sync

* Propojení s dalšími systémy

h1. Unikátní možnosti

* Možnost úprav dokumentu reálném čase více uživateli zároveň každý z uživatelů vidí, kdo co mění 

* Velké množství rozšíření a customizace, které umožňují přizpůsobení práci v organizaci 

* Uměla inteligence - google např. používá strojové učení pro přednačítání dat na mobilních zařízeních, od kterých očekává, že je uživatel bude potřebovat (zrychlení o cca 50% při práci na mobilním zařízení)

* Využití neuronové sítě pro okamžité překlady textů

h1. Srovnání s kritérii 

h2. Obecné

Vyhledávání ✔

Přizpůsobení (customizace, notifikace..) ✔

Mobilní verze ✔ (např. Inbox, Gmail, kalendář, Dokumenty, Tabulky atd.)

h2. Prostor pro diskuse

Upozornění na nové příspěvky ✔

Rozdělení diskusí na témata ✔

Soukromé zprávy - Jen emailem

Vyhledávání v diskusi ✔

Stránka s návody a pravidly ✔

Nahrávání souborů do diskuse ✔

h2. Získávání zpětné vazby

Body (like/dislike) pro jednotlivé příspěvky ✔ pouze like - Google+

Průzkum veřejného mínění, hlasování ✔ přes Formuláře

Statistiky a analýzy - U diskuse například statistika aktivity uživatelů + jednotlivých témat

Instant messaging ✔ 

Notifikace ✔

h2. Dokumentové úložiště

Správa verzí ✔

Wiki stránky ✔- prostřednictvím Google Weby

Možnost diskuse k dokumentům a obsahu - ČÁSTEČNĚ

Zálohování, možnost obnovení smazaných ✔

Sdílení dokumentů (s možností upravovat) a binárních souborů ✔

Stupeň zabezpečení (různé úrovně pro různé role) ✔

Multimédia a streamování ✔

h2. Propagace

Psaní novinek/aktualit ✔

Newsletter ✔ - přes Skupiny nebo Weby

Widget pro sdílení aktualit

h2. Sdílené pracovní prostory

Projekty ✔ přes Google Weby

Sdílený pracovní prostor ✔

Komunity ✔ - podobně jako projekty

h2. Profily uživatelů

Nastavení práv uživatelům ✔

Vytváření reputací - Ne

Integrace s ostatním software, například LDAP ✔

Informace o uživateli (kde sídlí, projekty, kterých se účastnil, co umí/specializace) ✔ - profily uživatelů, Google+ 

h2. Kalendář a synchronizace

Sdílení informací z kalendáře ✔

Reminder, pozvánky, potvrzování ✔

Booking zasedacích místností ✔

Synchronizace adresáře přes mobilní aplikaci do telefonu ✔

Management cest (domlouvání spolujízdy, etc.)

h1. Klady a zápory

h2. Klady

* jednoduchost - uživatel může začít používat bez jakéhokoliv tutoriálu

* snadná rozšiřitelnost a integrace pomocí API

* umělá inteligence - Google např. používá strojové učení pro přednačítání dat na mobilních zařízeních  

* skvělý pro práci v týmu, např. možnost bezproblémové práce na jednom dokumentu ve více lidech najednou, s podporou chatu

* možnosti vyhledávání v Disku

* sdílení souborů a událostí v kalendáři

* minimalistické uživatelské rozhraní (klad i zápor)

h2. Zápory

* oproti řešení MS je některá funkcionalita (hlavně možnosti práce s dokumenty) pořád poměrně dost osekaná - nicméně pro nenáročné uživatele bohatě stačí

* minimalistické uživatelské rozhraní

* podpora českého jazyka v dokumentech pořád není úplně optimální

h1. Závěr

Google Apps je skvělý soubor nástrojů pro práci, který cílí hlavně na snadnou aplikaci, obsluhu a rozšiřitelnost. 

Jeho největší předností je především práce s dokumenty, a to hlavně v týmu - díky snadné editaci více lidí najednou.

Disponuje velkým množstvím aplikací, které se dají integrovat do firemních procesů a může se tak stát velmi dobrým řešením pro firmu

h2. Zdroje

https://gsuite.google.cz/products/ 

https://en.wikipedia.org/wiki/Google_Drive

https://www.google.com/intl/cs_cz/drive/

http://googleapps.cz/