KIV/ZIM - Znalostní a informační management

!exo.png!

h1. Exo Tribe 

h2. O programu

eXo Platform je open source nástroj podporující spolupráci napříč organizací. 

Je napsána v jazyce Java, a aktuální verze 4.3 je stejně jako předchozí verze dostupná pod licencí GNU Lesser General Public License. Původně se jednalo o Desktopovou aplikaci, ale v roce 2006 se přesunula se stala web-based apliakcí. https://community.exoplatform.com

h2. Cílové skupiny

Produkt je určený pro středně velké podniky, kteří mají do 250 zaměstnanců. Pro velké podniky podle nás není tento nástroj vhodný, protože je obtížné nastavovat přístupová práva jednotlivým uživatelům systému.

To neplatí pro wiki stránky, které ovšem nejsou hojně využívané v běžných podnicích.

Nástroj je vhodný jako komunikační prostředek mezi jednotlivými pracovišti formou skupin, nebo mohou zaměstnanci komunikovat napřímo skrze chat.

Jelikož je možné široké nastavení profilů, je Exo vhodným nástrojem pro vyhledávaní kolegů a pro jejich představení ostatním, což odbourává problémy větších firem, které na rozdíl od menší mají problémy s firemním

prostředím, protože se lidé mezi sebou neznají. 

Je možné tento produkt používat ve firmách zaměřené na IT nebo ve firmách, kde je důležité workflow pro publikování.

h2. Základní funkcionalita

h3. Tvorba skupin

Až na vybírání lidí, kteří mají ve jménu diakritiku lze skupina založit jednoduše.

h3. Repositář

Funkce repositář, neboli úložiště využije jistě každý, kdo Exo používá. Díky němu lze sdílet znalosti a soubory uvnitř týmu/skupiny a je zde možnost nastavení přístupových práv jednotlivých členů Exa, i když je to poněkud složité. Je tak možné ukládat do něj i osobní soubory, které uživatel nechce s nikým sdílet, ale potřebuje je mít neustále k dispozici.

Je velmi intuitivní, v nastavení je dokonce možnost povolit systém drag and drop, což může být pro netechnicky zaměřené uživatele velkou výhodou.

!filesystem.png!

h3. Kalendář

Kalendář je využitelný pro všechny uživatele Exa, protože podporuje plánování a také lze díky němu zjistit, jestli jsou kolegové dostupní nebo ne.

Práce s kalendářem je jednoduchá a jednotlivé události lze nastavit za pár desítek vteřin. Poté je ovšem nutné nastavit další parametry, jako je například místo, účastníci, přesný popis a notifikace. Tato část již je obtížnější, protože není příliš přehledně vyřešené přidávání uživatelů. Kladem je automatické nastavení statusu “Nepřítomen” u každého účastníka události.

!kalendář.PNG!

h3. Wiki

Tento nástroj umožňuje vytvářet hypertextové wiki stránky. K vytvoření wiki stránek nám poslouží jednoduchý textový editor, který nabízí jak jednoduché funkce pro úpravu textu, tak třeba vložení tabulek, nebo obrázků (podobně jako na Redmine).

Tyto stránky si pak ostatní uživatelé mohou prohlížet, komentovat je, nebo je dokonce editovat. Je možné, aby autor stránky nastavil práva jednotlivým uživatelům, nebo skupinám pro jejich zobrazení, nebo editaci (viz obrázek).

Existují zde stránky s nápovědou k používání eXo Tribe, nefungují na nich ale obrázky. Ve wiki je také možné stránky vyhledávat.

!wiki_permissions.png!

h3. Task

Úkoly nebo tasky jsou důležitou součástí této platformy a stejně tak i ostatních nástrojů pro podporu sdílení informací.Každý člen může sledovat pokroky projektu a popřípadě zjistit, jaká část projektu zdržuje celkové dokončení. Také prostřednictvím této funkce obdrží úkoly, které je nutné zpracovat.

Úkoly lze zobrazit jako seznam, kde je vidět jejich priorita, nebo je lze zobrazit po jednotlivých skupinách. Jednotlivým úkolům lze přiřadit značky, pomocí kterých lze snadněji vyhledávat a třídit.

!task.PNG!

h3. Aktivita

Funkce sledování aktivity je vhodná především pro vedoucí projektů, například při přidělování odměn za odvedenou práci.V každé skupině je sledována aktivita jednotlivých členů a je tak možné sledovat snadno změny, které se udály v době nepřítomnosti. U každého uživatele je také souhrn aktivit, který je veřejný pro ostatní.

!aktivita.PNG!

h2. Propojení s jinými nástroji

Nynější 4. generace produktu je zaměřená na integraci se sociálními sítěmi, jako jsou Facebook, Google+, Twitter. Toto propojení je využitelné například při přihlašování. Pozitivní je velké množství doplňků, které jsou tvořeny přímo uživateli na komunitních stránkách Exo. Právě díky doplňkům je Exo možné propojit například s SQL databázemi, Google Drive cloudovým úložištěm nebo třeba s produkty firmy Salesforce, která vyvíjí především BI aplikace.

h2. Hodnocení kritérií

Následuje bodové hodnocení

h3. Klady

* Anketa

* Verzování

* Integrace - s různými DB a cloudovými úložišti

* Like

* Notifikace u dokumentů i se správou

* Nastavení jazyka

* Dobře a uživatelsky přívětivě zpracovaný kalendář

* Workflow pro publikace dokumentů

h3. Zápory

* Negativem je strašná odezva

* Chybí našeptávač přátel

* Upozornění na chat je nutné povolit v prohlížeči

* Přehlednost

* Permissions u dokumentů - defaultně sdílí pro editaci v rámci skupiny

* Nepřehledná nápověda

* Vyhledává pouze přesné výskyty a indexuje bez háčků a čárek

* Neúplná podpora českého jazyka

* Výběr lidí nefunguje úplně intuitivně

h2. Shrnutí

Aplikace má mnoho funkcionalit, ale celkově působí nepřehledným dojmem. Některé funkcionality se chovají neintuitivně nebo nepředvídatelně. Nicméně tento nástroj nedoporučujeme, jelikož si myslíme, že na trhu lze sehnat přehlednější nástroje.