Elektronický systém spisové služby (aktuální verze)¶

Elektronický systém spisové služby (zde v textu zkratka "ESSS", národní standard používá zkratku "eSSL") je informační systém pro odbornou správu dokumentů a pro elektronické vedení spisové služby. Takový program musí zajišťovat evidenci elektronických i listinných dokumentů. Pojem odpovídá anglickému označení "Electronic Document and Record Management System", EDRMS.

ESSS musí zejména:
evidovat příjem, zařazení, označení, rozdělení, předání a projednání dokumentu
zaznamenávat informace o všech operacích s dokumentem (transakční záznam)
spravovat metadata o dokumentu

Podrobnosti funkcí elektronického systému spisové služby stanovuje zejména:

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.,
• Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, vyhlášený Ministerstvem vnitra na základě zmocňovacího ustanovení § 70 odst. 2 Zákona o archivnictví a spisové službě – jedná se o adaptovaný a přeložený mezinárodní standard MoReq2¹

Příklady aplikací:¶

TESS Online - elektronická spisová služba²
Dobrá spisovka

Reference¶

(1) http://www.mvcr.cz/clanek/vestnik-ministerstva-vnitra-vestnik-ministerstva-vnitra.aspx
(2) https://www.tesso.cz/

---

Elektronický systém spisové služby (opravená verze)¶

Elektronický systém spisové služby (eSSL) je informační systém určený pro správu dokumentů v organizacích a podnicích. Systém pokrývá celý životní cyklus dokumentu, od jeho přijetí, založení, zatřídění, zpracování, vypravení odpovědi až po skartaci. Pravidla pro výkon spisové služby jsou stanovena zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., známým také jako archivní zákon¹. Subjekty, které jsou povinny dodržovat tento zákon při výkonu spisové služby, se nazývají určení původci. Mezi ně patří úřady, státní podniky a instituce, některé školy a zdravotnická zařízení, které se označují jako veřejnoprávní původci. Tito původci jsou povinni vést spisovou službu v elektronické podobě pomocí elektronických systémů spisové služby.[2]

Aby bylo zajištěno, že takový systém splňuje všechny požadavky, byl zaveden institut atestací elektronických systémů spisových služeb. Atestace zahrnuje posouzení souladu elektronického systému spisové služby s požadavky archivního zákona, vyhlášky³ č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby⁴ (NSESSS). Atestaci provádí určené atestační středisko, kterým je v současnosti Česká agentura pro standardizaci. [2]

Historie¶

Počátky eSSL¶

Na počátku 21. století se státní správa České republiky začala snažit o efektivnější správu svých dokumentů a zjednodušení komunikace s občany. Toto úsilí vedlo k vzniku projektu eSpis v roce 2004. Cílem tohoto projektu bylo vytvořit jednotný systém pro správu dokumentů ve státní správě. Projekt eSpis byl ambiciózním podnikem, který měl potenciál zásadně změnit způsob, jakým státní správa zachází s dokumenty. Nicméně, projekt se potýkal s řadou problémů a překážek, které nakonec vedly k tomu, že nebyl úspěšně dokončen. Jedním z hlavních problémů byla složitost projektu. Vytvoření jednotného systému pro správu dokumentů ve státní správě je velmi náročný úkol, který vyžaduje koordinaci mezi různými úřady a institucemi, integraci různých technologií a systémů a řešení řady technických a organizačních výzev. Dalším problémem byla nedostatečná podpora ze strany vlády a dalších klíčových aktérů. Bez silné politické vůle a dostatečných zdrojů je těžké úspěšně realizovat tak rozsáhlý a složitý projekt jako je eSpis. Navzdory těmto problémům a překážkám však projekt eSpis představoval důležitý krok směrem k digitalizaci státní správy v České republice. I přes jeho neúspěch položil základy pro další vývoj elektronických systémů spisové služby (eSSL) v České republice. [5]

Vývoj eSSL od roku 2004 do současnosti¶

Od neúspěchu projektu eSpis v roce 2004 došlo k řadě pokusů o vytvoření efektivního a funkčního systému eSSL. Tyto pokusy byly motivovány stejnými cíli jako původní projekt eSpis - efektivnější správa dokumentů a zjednodušení komunikace s občany. Nové systému eSSL jsou navrženy tak, aby pokryly celý životní cyklus dokumentů, od jejich vytvoření přes jejich archivaci až po skartaci. Tyto systémy jsou navrženy tak, aby byly kompatibilní s nejnovějšími technologiemi a standardy, což by mělo umožnit jejich snadnou integraci do stávajících systémů státní správy.
Dalším důležitým krokem v historii eSSL byla novelizace Zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. Tato novela upravila podmínky pro atestaci eSSL a přispěla k dalšímu rozvoji tohoto systému.
Dnes je eSSL klíčovou součástí digitalizace státní správy v České republice. I přes některé problémy a výzvy, které s sebou přináší, má potenciál zásadně zlepšit efektivitu a transparentnost státní správy. Pokračující vývoj a implementace eSSL je proto důležitou prioritou pro českou vládu.

Legislativa¶

Elektronický systém spisové služby (eSSL) v České republice je řízen právními předpisy, které stanovují podmínky pro jeho zavedení, provoz a atestaci. Tyto předpisy jsou:

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů¹. Tento zákon definuje základní pojmy a principy spisové služby, včetně elektronické spisové služby, a určuje povinnosti veřejnoprávních původců v této oblasti. Zákon také upravuje podmínky atestace elektronických systémů spisové služby, které jsou povinné pro všechny veřejnoprávní původce od 1.1.2026.[6]
• Vyhláška č. 259/2012 Sb., kterou se provádí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě³. Tato vyhláška specifikuje podrobnosti výkonu spisové služby, jako jsou například pravidla pro vedení spisů, evidenci dokumentů, skartaci, předání do archivu nebo digitalizaci. Vyhláška také stanoví požadavky na elektronický systém spisové služby, jako jsou například funkce, bezpečnost, interoperabilita nebo uživatelské rozhraní.
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby⁴ (NSESSS). Tento standard je metodickým dokumentem Ministerstva vnitra, který doplňuje vyhlášku č. 259/2012 Sb. a obsahuje technické specifikace pro elektronický systém spisové služby. Standard definuje například formát a strukturu dat, xml schémata pro výměnu informací mezi systémy nebo testovací scénáře pro atestaci.
• Zákon⁷ č. 89/2022 Sb., kterým se mění zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění zákona č. 270/2021 Sb.

Atestace¶

Atestace je posouzení souladu elektronického systému spisové služby s požadavky zákona o archivnictví a spisové službě, vyhlášky o elektronických systémech spisové služby a národního standardu pro elektronické systémy spisové služby⁸. Zákon č. 89/2022 Sb. mění zákon č. 261/2021 Sb., který se týká elektronizace postupů orgánů veřejné moci. Tento zákon uvádí několik přechodných ustanovení týkajících se atestace eSSL:

• Ustanovení § 44 písm. v) až x) a § 69b zákona č. 499/2004 Sb. se použijí od 1. července 2022 . Tato ustanovení stanovují následující:
  • Ministerstvo vnitra stanovuje a zveřejňuje postup atestačního střediska při provádění atestace, podmínky provádění atestace a výši úplaty za provedení atestace. Ministerstvo vnitra také vede seznam atestačních středisek a seznam platných atestů a kontroluje atestační střediska.
  • Atestačním střediskem je osoba nebo jiné právní uspořádání určené ministerstvem, které splňuje podmínky odborné a technické způsobilosti, nezávislosti a nestrannosti. Pokud nejsou žádná taková osoba nebo jiné právní uspořádání určená, atestačním střediskem je ministerstvo. Určení atestačním střediskem nelze převést na jinou osobu nebo jiné právní uspořádání.

• Ustanovení¹ § 69c a 69d zákona č. 499/2004 Sb. se použijí od 1. července 2023.
  • Atestaci provádí atestační středisko na základě objednávky veřejnoprávního původce, který chce vykonávat spisovou službu v elektronické podobě.
  • Atestační středisko je povinné provést atestaci do 3 měsíců ode dne objednání atestu a vydá písemný atest, pokud elektronický systém spisové služby splňuje všechny požadavky.
  • Atest platí 2 roky ode dne jeho vydání, pokud se nezmění požadavky zákona, vyhlášky nebo národního standardu. V takovém případě atest nadále platí nejvýše 1 rok ode dne nabytí účinnosti změny požadavků.
  • Atestační středisko může zneplatnit atest, pokud se prokáže, že elektronický systém spisové služby již nesplňuje požadavky.
  • Veřejnoprávní původce může vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, u kterého bylo zneplatněno atest, nejvýše 1 rok ode dne zveřejnění informace o zneplatnění atestu.

• Ustanovení¹ § 69e a § 74 odst. 11 a 12 zákona č. 499/2004 Sb. se použijí od 1. července 2024 .
  • § 69e stanoví, že veřejnoprávní původce nesmí nabízet nebo dodávat jiným veřejnoprávním původcům elektronický systém spisové služby, který nesplňuje požadavky tohoto zákona, vyhlášky a národního standardu a u kterého není splnění těchto požadavků potvrzeno atestem.
  • § 74 stanoví, že právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba se dopustí přestupku tím, že v rozporu s §69e nabízí nebo dodává veřejnoprávnímu původci elektronický systém spisové služby, který nesplňuje požadavky tohoto zákona, vyhlášky a národního standardu a u kterého není splnění těchto požadavků potvrzeno atestem. Za tento přestupek lze uložit pokutu do 1000000 Kč.

• Ustanovení¹ § 63 odst. 3 a 4, § 64 odst. 4 a 7 a § 65 odst. 8 zákona č. 499/2004 Sb., se použijí od 1. ledna 2026.
  • §63 odst. 3 a 4 stanoví, že veřejnoprávní původci musí vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, které splňují požadavky tohoto zákona, vyhlášky a národního standardu a u kterých je splnění těchto požadavků potvrzeno atestem. Výjimku mají pouze původci, kteří mají zvláštní povahu působnosti nebo používají informační systém pro nakládání s utajovanými informacemi.
  • §64 odst. 4 a 7 stanoví, že určení původci musí vést jmenný rejstřík osob, které se vztahují k dokumentům evidovaným v evidenční pomůcce, a vymazat údaje o fyzických osobách vedené v tomto rejstříku po předání nebo zničení příslušných dokumentů.
  • §65 odst. 8 stanoví, že veřejnoprávní původci mohou ve svých spisových řádech upravit používání zvláštních technologických prostředků, kterými lze nahradit elektronický podpis, elektronickou pečeť, elektronické časové razítko nebo jiný elektronický prostředek obdobného účelu; tyto zvláštní technologické prostředky musí umožnit zjištění jakékoli následné změny dat v dokumentu a jednoznačně ověřit identitu osoby, která je k němu připojila.

Proces atestace eSSL⁹
¶

Reference¶

(1) https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499
(2) https://www.agentura-cas.cz/atestace/co-jsou-atestace/
(3) https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-259
(4) https://www.mvcr.cz/soubor/vestnik-mv-castka-c-42-2023.aspx
(5) https://www.idnes.cz/zpravy/domaci/ministerstvo-spravedlnosti-justice-evropske-fondy-narodni-plan-obnovy.A231004_150433_domaci_rts
(6) https://www.nacr.cz/verejnost/2-predarchivni-pece/verejnopravni-puvodci/informacni-list/castka-11-2022
(7) https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2022-89
(8) https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499/atestace.
(9) https://www.agentura-cas.cz/atestace/proces-atestace/