Elektronický systém spisové služby (aktuální verze)¶

Elektronický systém spisové služby (zde v textu zkratka "ESSS", národní standard používá zkratku "eSSL") je informační systém pro odbornou správu dokumentů a pro elektronické vedení spisové služby. Takový program musí zajišťovat evidenci elektronických i listinných dokumentů. Pojem odpovídá anglickému označení "Electronic Document and Record Management System", EDRMS.

ESSS musí zejména:
evidovat příjem, zařazení, označení, rozdělení, předání a projednání dokumentu
zaznamenávat informace o všech operacích s dokumentem (transakční záznam)
spravovat metadata o dokumentu

Podrobnosti funkcí elektronického systému spisové služby stanovuje zejména:

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.,
• Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, vyhlášený Ministerstvem vnitra na základě zmocňovacího ustanovení § 70 odst. 2 Zákona o archivnictví a spisové službě – jedná se o adaptovaný a přeložený mezinárodní standard MoReq2¹

Příklady aplikací:¶

TESS Online - elektronická spisová služba²
Dobrá spisovka

Reference¶

(1) http://www.mvcr.cz/clanek/vestnik-ministerstva-vnitra-vestnik-ministerstva-vnitra.aspx
(2) https://www.tesso.cz/

---

Elektronický systém spisové služby (opravená verze)¶

Elektronický systém spisové služby (eSSL) je informační systém určený pro správu dokumentů v organizacích a podnicích. Systém pokrývá celý životní cyklus dokumentu, od jeho přijetí, založení, zatřídění, zpracování, vypravení odpovědi až po skartaci. Pravidla pro výkon spisové služby jsou stanovena zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., známým také jako archivní zákon¹. Subjekty, které jsou povinny dodržovat tento zákon při výkonu spisové služby, se nazývají určení původci. Mezi ně patří úřady, státní podniky a instituce, některé školy a zdravotnická zařízení, které se označují jako veřejnoprávní původci. Tito původci jsou povinni vést spisovou službu v elektronické podobě pomocí elektronických systémů spisové služby.[2]

Aby bylo zajištěno, že takový systém splňuje všechny požadavky, byl zaveden institut atestací elektronických systémů spisových služeb. Atestace zahrnuje posouzení souladu elektronického systému spisové služby s požadavky archivního zákona, vyhlášky³ č. 259/2012 Sb. , o podrobnostech výkonu spisové služby a Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS)[4]. Atestaci provádí určené atestační středisko, kterým je v současnosti Česká agentura pro standardizaci.[2]

Historie¶

Legislativa¶

Elektronický systém spisové služby (eSSL) v České republice je řízen právními předpisy, které stanovují podmínky pro jeho zavedení, provoz a atestaci. Tyto předpisy jsou:

• Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů¹. Tento zákon definuje základní pojmy a principy spisové služby, včetně elektronické spisové služby, a určuje povinnosti veřejnoprávních původců v této oblasti. Zákon také upravuje podmínky atestace elektronických systémů spisové služby, které jsou povinné pro všechny veřejnoprávní původce od 1. 7. 2023.[5]
• Vyhláška č. 259/2012 Sb., kterou se provádí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě³. Tato vyhláška specifikuje podrobnosti výkonu spisové služby, jako jsou například pravidla pro vedení spisů, evidenci dokumentů, skartaci, předání do archivu nebo digitalizaci. Vyhláška také stanoví požadavky na elektronický systém spisové služby, jako jsou například funkce, bezpečnost, interoperabilita nebo uživatelské rozhraní.
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby⁴ (NSESSS). Tento standard je metodickým dokumentem Ministerstva vnitra, který doplňuje vyhlášku č. 259/2012 Sb. a obsahuje technické specifikace pro elektronický systém spisové služby. Standard definuje například formát a strukturu dat, xml schémata pro výměnu informací mezi systémy nebo testovací scénáře pro atestaci.

Atestace¶

Proces atestace eSSL[]
¶

Reference¶

(1) https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499
(2) https://www.agentura-cas.cz/atestace/co-jsou-atestace/
(3) https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-259
(4) https://www.mvcr.cz/soubor/vestnik-mv-castka-c-42-2023.aspx
(5) https://www.nacr.cz/verejnost/2-predarchivni-pece/verejnopravni-puvodci/informacni-list/castka-11-2022

(Proces atestace) https://www.agentura-cas.cz/atestace/proces-atestace/