ClickUp¶

Co je ClickUp¶

Clickup je moderní nástroj k řízení projektů. Jedná se o platformu pro práci, která usnadňuje řízení a optimalizaci pracovních procesů pro velké spektrům týmů a organizací. Mezi jeho klíčové funkce patří vytváření a správa úkolů, které lze priorizovat, nastavit jim časový rámec a rozdělovat mezi členy organizace. U již existujících úkolů lze sledovat jejich pokrok. Mezi hlavní výhody patří možnost přizpůsobení platformy konkrétnímu použití. Stojí na dvou základních principech, které vycházejí z mota a cíle nástroje.

„Eventually, our goal is to have all work live in ClickUp“

„Save one day every week.“

Produktivita a integraci mnoha nástrojů potřebných k práci, což jde ruku v ruce.

Funkce¶

Gantt Chart¶

Tento nástroj umožňuje řídit dílčí úkoly pomocí vizualizace úkolů na časové ose. Každý úkol se zobrazí jako pruh, jehož délka znázorňuje dobu, kterou úkol zabere. K úkolu je přiřazen vykonavatel a jeho priorita, protože úkoly se mohou na časové ose překrývat. Lze nastavit i závislost mezi jednotlivými úkoly, pokud jeden úkol závisí na druhém úkolu. Například úkol absolvování zkoušky nelze provést bez uznaného zápočtu. Nástroj také umožňuje reflektovat progres v procentech.

Dashboards¶

Zřejmně nejvíce vyhledávanou funkcí v ClickUp je vytváření vlastních Dashboard, nebo úprava automaticky vygenerovaných dle potřeb uživatele. ClickUp nabízí možnost nechat si Dashboard automaticky vygenerovat na základě kontextu a dat a tento Dashboard si potom dle svých preferencí upravit. Tato funkce je důležitá zejména pro řídící pracovníky, kteří můžou zde sledovat pro mě důležité metriky všeho druhu. Tyto metriky lze vizualizovat v počítadlech, grafech...

Native Time Tracking¶

Tento nástroj pomáhá sledovat a analyzovat čas strávený nad dílčími úkoly v projektu. Data o času si může zaznamenávat každý člen a řídící pracovník proto tato data může analyzovat. Například určit jakou měrou se který člen na daném úkolu zapojil, kolik člověkohodin daný úkol organizaci stál, případně se dají člověkohodiny převést na peněžní jednotky. Tato funkce se dá spustit na velké škále platforem, takže ji má uživatel vždy po ruce.

Mind Map¶

Mind map je nástroj určený k vizualizaci nápadů, plánování nebo brainstorming. Funguje podobně jak ho známe i z jiných nástrojů. Vytváříme hierarchicky uspořádanou strukturu, kde lze přidávat uzly, které znázorňují další nápady, které vycházejí z toho nadřazeného. Tento nástroj se od podobných liší svojí integrací do ClickUp. Jednotlivé myšlenky můžeme rovnou převádět na úkoly, úkoly přiřazovat ke konkrétnímu projektu, nastavovat časový rámec a vykonavatele úkolu.

Automations¶

Tento nástroj zefektivnění procesů pomocí přednastavených pravidel při kterých se proveden automaticky nějaký úkon. Lze zde nastavit podmínky typu When-then, které známe z programování, či excelu. Když něco, tak něco. Nebo lze nastavit úkoly, které se bude provádět v nějaké periodicitě, například automatické odesílání mailu. To lze použít například při posílání denního reportu managementu.

Notepad¶

Notepad je nástroj k psaní rychlých poznámek, jak osobních, tak sdílených. Výhodou je integrace s ostatními funkcemi, kdy z poznámky lze vytvořit úkol, či připnout poznámku k již existujícímu úkolu nebo poznámky mohou obsahovat referenci na nějakou schůzku nebo úkol. Výhodou je také to, že je poznámkový bok dostupný z mnoha zařízení, takže pomáhá integrovat poznámky do jedné platformy.

Integrations¶

ClickUp umožnuje propojit prostředí s velkou škálou nástrojemou třetích stran. Jsou to jednak komunikační nástroje. Umožňuje synchronizovat konverzace a vytvářet úkoly z konverzací například z Teams, či Discord. Umožňuje propojení s cloudovými úložišti, jako například Google Drive, OneDrive, či Dropbox. Či využívat integrace s nástoroji Time Managementu, jako například Harvest.

Email¶

Platforma umožňuje odesílat emaily přímo z ní, bez opuštění platformy. Emaily lze přiřazovat k úkolům nebo z nich přímo úkoly vytvářet. Výhodou je snadná komunikace s celým týmem a uložení komunikace přímo k úkolu. Uživatel se vyhne přepisování kontaktů vedle do mailové aplikace nebo složité hledání emailové komunikace, která proběhla v minulosti.

To-do-list¶

To-do-list je jedna ze základních funkcí platformy, která zajištuje přehled na osobními i týmovými úkoly. Mimo běžné přidávání úkolů lze úkolům přiřadit hierarchii, čímž lze rozčlenit úkoly na dílčí úkoly. Nastavit úkolům prioritu, podle čehož lze úkoly řadit, různě školovat dle kritérii, či nastavit upomínku k úkolu. Zajímavá je opět inetgrace s jinými funkcemi ClickUp, jako je například kalendář.

Kanban Board¶

Kanban board umožňuje úkoly vizualizovat ve formě kartiček, které mohou členové přidávat. Kanban board obsahuje sloupce, které značí fázi úkolu ve které je. Například úkoly k údělání, rozpracované a hotové. Pokud chceme změnit stav, tak přetáhneme kartičku do jiného sloupce. Nástroj umožňuje například limitovat počet rozpracovaných úkolů, nebo je členit horizontálně, dle priority.

Sprints¶

Sprint je nějaký pevně ohraničený časový interval v kterém plánujeme, sledujeme a hodnotíme plnění stanovených úkolů. Nejprve je potřeba nastavit délku trvání, rozvrhnout práci mezi členy. Nástroj také umožňuje kapacitní plánování, aby nedošlo k přetížení nějakého člena. Průběh můžeme sledovat pomocí vizualizací. A retrospektivně lze bodově hodnotit již splněné úkoly.

Použitelnost¶

ClickUp je poměrně všestranné nástroj a najde uplatnění ve velké šále týmů. K jednotlivým použitím se poté přizpůsobují šablony.
Na svém webu uvádí, že nástroj je použitelný pro tyto oblasti:

• Projektové řízení
• Vývoj produktu
• Procesní řízení
• IT
• Marketing
• Personalistika
• Prodej

ClickUp je cloudové řešení s nulovou pořizovací cenou a měsíční předplatné jsou i pro menší a střední podniky přijatelné. Není zde cenová diskriminace, jako u některých nástrojů s vysokou pořizovací cenou, které si menší a střední podniky proste nemohou dovolit. Proto škály typů organizací je poměrně široká. Nicméně najde uplatnění i ve velkých organizacích, jak dokládá web, kde jsou vyjmenované korporace, které nástroj použivají. Nicméně nemusí se jednat pouze o podniky, ale i jiné typy organizací.
ClickUp může najít uplatnění v těchto typech organizací:

• Podniky
• Startupy
• Neziskové organizace
• Školství
• Agentury

Ceny¶

ClickUp nabízí několik cenových plánů, které se liší v závislosti na potřebách a velikosti týmu či organizace.

Základní plán Free Forever je zdarma a je vhodný pro osobní použití. Jeho hlavní výhodou je cena, neomezený počet úkolů a výhodou i nevýhodou je to, že se uživatel dostane s omezeními k funkcím, za které by musel platit měsíční nebo roční předplatné. Například počet mindmap je zde omezen na 60 použití, ale pokud je to pro uživatele dostatečné, tak nemusí uživatel platit za předplatné. Největší limitace je v tom, že je zde omezené úložiště na 100MB, což nemusí stačit a chybějící funkce, které jsou v placených předplatných.

Druhý plán, Unlimited, stojí 7 USD za uživatele měsíčně při roční platbě. Tento plán je vhodný pro malé týmy, které potřebují více funkcí a neomezené úložiště, což je značná výhoda oproti základnímu plánu. Tento plán přidává některé nové funkce, jak například sledování času a možnost e-mailu přímo v ClickUpu, či propojení s cloudovými úložišti.

Třetí plán, Business, stojí 12 USD za uživatele měsíčně při roční platbě a je vhodný pro pros střední podniky. Tento plán zahrnuje všechny funkce Unlimited plánu a přidává některé další funkce, či rozšiřuje počty použití, či uživatelů funkcí z plánu Unlimited.

Poslední plán, Enterprise je určen pro velké organizace. Cena je na vyžádání, takže bude zřejmě individuální, dle použití a velikosti podniku. Tento plán obsahuje všechny funkce z předchozích plánů a funkce nejsou limitované na počty použití, ani počty spolupracovníků.

Závěr¶

ClickUp je moderní nástroj pro řízení projektů, který umožňuje efektivní správu pracovních procesů a týmovou spolupráci. Nabízí širokou škálu funkcí, včetně správy úkolů, vizualizací na Ganttově diagramu, personalizovaných dashboardů, nativního sledování času, myšlenkových map, automatizací, integrovaných poznámek a e-mailů, Kanban boardu a To-do listu. ClickUp podporuje integrace s nástroji třetích stran, což usnadňuje práci v různých prostředích.

Platforma je univerzálně použitelná v různých odvětvích, od projektového řízení po marketing či IT, a vyhovuje potřebám firem všech velikostí díky různým cenovým plánům. Základní plán je zdarma, s omezeným úložištěm, zatímco pokročilé plány přinášejí neomezené možnosti a přístup ke všem funkcím, což je ideální pro malé týmy i velké korporace.

Zdroje¶

https://clickup.com/features/gantt-chart-view
https://clickup.com/features/dashboards
https://clickup.com/features/project-time-tracking
https://clickup.com/features/mind-maps
https://clickup.com/features/automations
https://clickup.com/features/notepad
https://clickup.com/integrations
https://clickup.com/features/email-project-management
https://clickup.com/online-to-do-list
https://clickup.com/features/kanban-board
https://clickup.com/features/sprints
https://clickup.com/pricing