---

Asana¶

• Sdílený prostor, kde organizace může koordinovat práci.
• Umožňuje vést projekty, procesy, úkoly, lidi.
• Je vhodnou alternativou pro týmovou nebo firemní komunikaci vůči e-mailu, nicméně Asana není chatovací aplikace a není to alternativa ke Slacku nebo Microsoft Teams (Páv, 2020).

• Není vhodná jako úložiště (NextCloud), kalendář, poznámky, Wiki (Redmine).

Seznámení¶

Jedná se o program jako služba (SaaS). Uživatel program využívá, ale nespravuje jeho chod. Tu provádí tvůrce programu (Soitron, 2022, s. 9).

Web Asany prezentuje širokou paletu možností a funkcionalit (Asana, n.d.). Následující obsah jsou moje zkušenosti sdílení znalostí v rámci Asana.

Pozadí¶

Jsme analytický tým v jedné investiční skupině. Používáme kromě Asany tyto technologie pro sdílení znalostí:

• Google Workspace: "pracoviště"
• Google Sites: rozcestník a uchovávání znalostí, které nestárnou. Manuály, obědy, permanentní odkazy na adresáře na vzdáleném disku Google Drive.

Níže seznam, k čemu používáme Asanu:

• Organizace úkolů - přijímání, manipulování, přiřazování úkolů.
• Propojování plodů práce se souvisejícím úkolem a dalšími úkoly
• Částečná týmová komunikace

Hlavní užitek¶

Asana vyčnívá se síťovým efektem úkolů, proto je centrem v týmu. Na jednom místě přehledně vidím celkové práce a svojí práci skrze úkoly. Existující úkoly lze roztřídit do sekcí, lze k sekcím přistupovat různorodě. My používáme sekce pro rozlišení případných úkolů, aktuální úkoly, na kterých pracujeme, průběžné úkoly a hotové úkoly. Kdokoliv si může úkol otevřít a zjistit o co se jedná, kontext, komunikaci pracovníka ohledně úkolů, odkazy na materiály, vykomunikovat potřebu v komentářích.

Přestože používáme základní funkce kolaborativního nástroje a limitované funkcionalitě v Asaně, její grafický návrh a způsob obsluhy podněcuje uživatele v efektivní komunikaci, mít pořádek v úkolech, přehled. Umožňuje získat znalosti o všem žádoucím, pasivním prohlížením nebo komunikací, předávat informace relevantní k úkolům. Zadání -> poznatky v průběhu -> výsledky. Případný proces učení při používání programu probíhá ve formě pull a jedná se o menší rozsah nízkých jednotek explicitních znalostí, neboť prostor pro informace jsou limitovaný na úkol a probíhá v above the flow, protože se až po rafinaci znalosti zaznamenají. Proto se v KM cyklu se Asana nachází v části ukládání znalostí. Přestože věřím, že se s vhodnou manipulací úkolů a sekcí dát přes funkcionality vymyslet místo na čerpání znalostí nebo využít jiné rozvržení, které Asana nabízí. Viz inspirace v sekci onboarding.

Výchozí obraz Asany

funkce Asany

Komentáře¶

Komentáře pod úkolem jsou samy o sobě neutrální. Slouží ke komunikaci, kterou může zastat jiná služba (Google Meet, email, varianty instantních komunikací, ...). Komentáře nabývají na významu se síťovým efektem. Oproti jiným službám je snadnější pro mě zjistit pro rozpracované i hotové úkoly 1\ informace, 2\ data, 3\ odkazy, \4 popis úkolu, 5\ závěry. Snadno se čtou komentáře pod úkolem, případně diskuze a všechny předešlé vyjmenované potřeby mohu aplikovat na dalších úkolech, dokonce i na celých projektech, týmech, s velmi malou námahou přesměrovat soustředení dál.

Funkce

• připínání komentářů. V úkolu s početnějším počtem komentářů se shlukují, ztrácí se do pozadí. Připnutím komentáře vyzdvihneme komentář na začátek úkolu, tedy měl by podle UX čten jako první a tento záměr je podpořen vizuální odlišností od ostatních komentářů. Využívá se pro podstatnou informaci, výstup, příspěvěk, které se nachází mezi komentáři.
• označení uživatele @Jméno. Využívá se v komunikaci jako signál, že se pro označeného člověka jedná o relevantní signál. Je-li takto využíván, jedná se o čistý signál a nulový šum, který by odváděl pozornost od práce. Nejčastěji dotaz, abych od dotyčného dostal odpověď, dále oznamující zpráva pro tvojí informaci (FYI). Je mi známo, že oznámení si lze nechat doručit na e-mail, ve kterém mohu dokonce i reagovat přes e-mailový protokol (samozřejmě vše nastavené pro uživatele) nebo přes operační systém, při povolení oznámení v prohlížeči a spuštění prohlížeče. Domnívám se, že integrace s dalšími programy umožňuje další správu oznámení.
• Zjištění informací. Pro mě se tato funkce aktivuje při čtení úkolů, které jsem nedělal. Při čtení komunikace pro daný úkol nabývám potřebné informace, které mě zajímají. Komentáře s dlouhodobějším dopadem byly výstupy práce nebo zamýšlení nad věcí, uskutečněný rozhovor a mohu se k těmto informacím, tedy znalostem, dostat snáz, přestože jsou například rok a půl staré. K těmto poznatkům bych se velmi těžko dostal v námi jiných používaných programech.
• Aktivita. Kdo založil úkol, kdo změnil popis úkolu, kdo přidal pracovníka do úkolu atd.
• Palce. V efektivní komunikaci se používá jako potvrzení o přečtení, pokud se na komentář neodpovídá.

Komentář s palcem

Proces označení

Vzhled označení

Značky¶

Úkoly jdou značkovat a lze mít více značek najednou. Z našich značek lze zjistit, v jakém stavu je úkol, jakou má prioritu a jaký pro koho úkol je.

Vybírání z vytvořených štítků

Seznam úkolů v Asaně

Cílová skupina¶

Groupon měl nápad použít Asanu pro vnitrofiremní komunikaci, sdílení dokumentů, pro předání znalostí. Cílem byla náhrada vnitřních webových stránek, na kterých zaměstnanec viděl novinky v korporaci, materiály a další. Vnitřní web Grouponu je propracovanější a schopnější nástroj oproti našim Google Sites. Dospělo se k závěru, že Asana je nepoužitelná pro takhle početnou organizaci tisíců zaměstnanců, působící napříč zeměmi a dvěma kontinenty. Asana je vhodná pro společnost do 30 lidí. Software by mohl být využíván jen v jednom týmu v rámci společnosti, odhadoval bych tým do 6 lidí. Věřím, že by početnost týmu mohla navýšit do 30, pokud by se Asana více využívala pro projektové a procesové řízení, namísto jako sdílený prostor pro práci. Nad třicet uživatelů podle mě design Asany není vhodný. Řešením je segmentace do projektů, jako je to například u nás, nebo do jednotlivých týmů, aby se počet aktivních uživatelů pohybujících ve sdíleném prostoru zmenšil na jednotky. Věřím, že je Asana použitelná pro více jak 30 lidí, protože jsem limitovaný neznalostí.

Onboarding¶

Tým lidských zdrojů oproti nám využívá Asanu pro sdílení informací. Jedná se o proces náboru, ve kterém nováček se seznamuje s organizací. Úkoly představují milník, který si má nováček projít. Obsahují odkazy na materiály. Milníky mohou mít i svoje podmilníky.

Integrace¶

Asana propaguje nespočet propojení s dalšími aplikacmi. V obsahu jsem zmínil e-mailový protokol. Používáme nástroj Everhour pro měření času. Integrace je hladká na úrovni, že de facto obohacuje používání Asany. Everhour přijímá úkoly a projetky z Asany a v rozbalovacím menu najdu úkol, pro který chci měřit čas viz obrázek. Měřený čas Everhourem v Asaně lze vidět v seznamu úkolů, mohu vidět i časový termín pro úkol (66 hodin z 110, 120 hodin z 30), jak pro sebe tak i kolik času strávili ostatní uživatelé.

Everhour:

Everhour: Projekt semestrální práce

---

Komentáře¶

P.Brada 2023

• + velmi dobře vysvětlené KM využití, i když nástroj není vůbec charakteru "znalostní báze"
• - ilustrační obrázky příliš velké, mají zbytečně mnoho bílého místa
• - chybí odkazy na zdroje v závěrečných oddílech